Assistante Administrative - Mairie de la Chapelle Saint Luc H/F - Fonction publique Territoriale
- La Chapelle-Saint-Luc - 10
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
Assistant(e) administratif (ve) en lien avec le responsable de service ou le responsable adjoint
ACTIVITÉS PRINCIPALES
En lien avec le responsable de service ou le responsable adjoint :
* Saisir les préinscriptions scolaires et assurer le suivi des inscriptions, incluant le contrôle des listes nominatives des élèves sur Technocarte, la prévision des effectifs (enfants de moins de 3 ans, grande section vers CP), le suivi des dérogations scolaires et des frais de fonctionnement liés aux dérogations extérieures ;
* Assurer le pilotage du dispositif ENVOL (contact coordonnateur/animatrice, saisi des bilans et de demandes subventions) ;
* Saisir et suivre les demandes de travaux concernant les écoles et les cantines.
Activités réalisées de manière autonome :
* Réception, traitement et diffusion du courrier au sein du service ;
* Rédaction de courriers et de notes internes ;
* Tri, classement et archivage des documents ;
* Secrétariat du service Enseignement, incluant l'accueil physique et téléphonique ;
* Traitement et suivi des demandes d'aides aux étudiants ;
* Suivi administratif des commissions Éducation et Jeunesse.
ACTIVITES SECONDAIRES
* Participation à la définition et à la mise en ½uvre des orientations stratégiques en matière d'éducation ;
* Conception, coordination et pilotage de projets éducatifs ;
* Apport d'une assistance et de conseils aux élus sur les thématiques éducatives ;
* Gestion et suivi administratif de l'ensemble des agents techniques du service enseignement (ATSEM, agents d'entretien, agents de cantine), notamment en ce qui concerne les congés, arrêts, plannings, CET, l'application 3 TEMPS, le contrôle des heures supplémentaires/complémentaires, la signature des contrats, etc
Le profil recherché
SAVOIR-FAIRE
Traitement des dossiers et saisie de documents
* Saisir des documents de formes et de contenus divers
* Gérer et actualiser une base d'informations
* Rechercher des informations, notamment réglementaires
* Vérifier la validité des informations traitées
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
* Rédiger des documents administratifs
* Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Accueil physique et téléphonique du public
* Recevoir et orienter les demandes
* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages destinés au responsable de service en son absence
* Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
* Conseiller les usagers et agents sur les procédures
* Rédiger des notes synthétiques
Gestion de l'information, classement et archivage de documents en lien avec les dossiers gérés
* Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
* Photocopier et assembler des documents
* Trier, classer et archiver des documents
* Synthétiser et présenter des informations
* Rechercher et diffuser des informations
* Préparer les dossiers pour les instances
* Identifier les sources de documentation
Planification et suivi en binôme avec le responsable de service
* Gérer les agendas de l'équipe (Congés)
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Utiliser des logiciels et plateforme de saisi institutionnel*
SAVOIR-ETRE
* Faire preuve de prise d'initiatives
* Travailler en équipe
* Avoir le sens de la communication
* Présentation soignée
* Devoirs de réserve et de discrétion