Un·e Responsable de Démarches Administratives de l'État Civil du Guichet Unique - Mairie Saintes H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du guichet unique, le service démarches administratives - état civil - élections - recensement- cimetière est composé de 10 agents. Sous l'autorité du directeur du guichet unique vous assurez la continuité du service public dans les domaines de l'état civil, des élections, du recensement, cimetières. Vous managez les équipes et activités liées au service. Vous participez à la simplification et la dématérialisation des démarches administratives.

État civil et réglementaire :
Vous êtes force de proposition sur les procédures, assurez la, veille juridique, et mise en conformité réglementaire.
Vous supervisez les déclarations (naissance, mariage, décès, reconnaissance...) et contrôlez les actes, mentions, et délivrance de pièces officielles.
Vous assistez les élus pour les mariages et cérémonies.
Vous gérez les dossiers de PACS, changements de prénom, rectifications administratives (Communication Electronique des Données de l'Etat Civil)

Élections :
Vous garantissez le bon déroulement organisationnel et réglementaire des élections.
Vous suivez et organisez les mises à jour des listes électorales.
Vous préparez les scrutins (logistique, bureaux de vote, matériel, personnels mobilisés) et les journées électorales (présence obligatoire).

Recensement :
Vous organisez et gérez la campagne de recensement.
Vous réalisez le recrutement, la formation et l'encadrement des agents recenseurs.
Vous garantissez les transmissions des données à l'INSEE.

Cimetières :
Vous supervisez la responsable dans la gestion administrative et technique des cimetières.

Management et coordination administratif :
Vous formez et conseillez les agents en poste sur les missions de service de l'état civil.
Vous participez au bon fonctionnent de l'organisation du guichet unique.
Vous suivez le budget du service en relation avec le responsable des moyens généraux.
Vous encadrez les équipes permanentes et contractuelles (agents recenseurs).

? Vous maitrisez nécessairement la législation civile, électorale et funéraire. Vous savez rédiger et contrôler la qualité des différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès...), vous savez organisez les élections.
? Vous possédez obligatoirement une expérience sur un poste similaire.

? Vous maitrisez le fonctionnement d'une collectivité territoriale et les procédures.

? Vous connaissez les acteurs institutionnels du recensement (INSEE, Service national, etc.)

? Vous connaissez les enjeux et modalités du recensement citoyen.

? Vous êtes un.e encadrant.e confirmé.e, vous savez organiser, accompagner, contrôler, former les agents, mener des réunions.

? Vous avez des qualités rédactionnelles, rigoureux.se vous savez rédiger des mentions, des courriers.

? Vous êtes capable de mettre en place une démarche qualité et de conduire des projets, vous êtes force de proposition pour améliorer les procédures et la qualité de service.

? Vous êtes capable de faire preuve de diplomatie et de pédagogie auprès des usagers et de votre équipe pour garantir la mission de service public. Vous savez communiquer avec vos collègues et entretenir un bon climat de travail.

? Vous savez utiliser l'outil informatique, (Logiciels état civil, Word, Excel, messagerie Outlook) vous êtes capable de produire et de suivre des supports de procédures et de suivi d'activités.

? Vous êtes disponible, capable de vous adapter aux nécessités de service, vous participez à l'organisation du guichet unique. Vous possédez le sens du service public.