Assistant Administratif du Pôle Relations au Public et Vie Citoyenne - Mairie de Fonsorbes H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Relations au public et vie citoyenne, véritable premier contact du public avec nos services, l'essentiel de votre fonction consistera à assurer l'accueil physique et téléphonique du public. Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au traitement administratif des demandes (titres d'identité, recensement, élections...), la gestion des outils bureautiques et numériques, ainsi que le soutien aux activités du service.

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
* Réceptionner et gérer les appels téléphoniques,
* Informer et orienter le public.

Traitement administratif et informatique des demandes de cartes d'identité et passeports
* Traiter les demandes des cartes nationales d'identités et passeports biométriques,
* Vérifier les documents remis,
* Saisir les données dans les applications et scanner les pièces,
* Enregistrer les titres reçus et remettre les titres,
* Réceptionner les demandes de titres d'identité urgents, envoyer un email au CERT (Centre d'Expertise et de Ressources des Titres) avec tous les justificatifs,
* Prendre en charge des recueils CNI/passeport, gestion par email des dysfonctionnements avec le CERT,
* Gérer des titres qui vont expirer.

Gestion administrative
* Effectuer les démarches de recensement citoyen,
* Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives (attestations d'accueil...),
* Réceptionner, enregistrer, trier et diffuser l'information,
* Réaliser des travaux de bureautique
* Tenir à jour le tableau de bord du service accueil,
* Gérer les messages laissés sur le répondeur,
* Gérer la boite email du service accueil soit en traitant directement la demande, soit en la transférant vers la responsable de service pour des réponses nécessitant un niveau d'expertise plus approfondi,
* Utiliser des logiciels et progiciels,
* Rédiger des courriers
* Préparer les documents à archiver,
* Exercer diverses tâches du service accueil (photocopies, réception des colis, remise des cartes de bus...)
* Gérer les inscriptions sur les listes électorales,
* Participer à l'organisation des élections.
Formation sur le poste
* La formation sous forme de tutorat entre agents sera organisée par le responsable de service avec le support des procédures métier à jour,
* Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l'initiative de l'agent ou du responsable de service.

* Poste à temps complet à pourvoir à compter du 1er octobre 2025
* Poste ouvert aux agents titulaires de la catégorie C (filière administrative) et contractuels en interne et externe
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire

Savoir-faire :
* Polyvalence complète sur tous les postes du service accueil
* Garant de la confidentialité
* Grande disponibilité vis-à-vis du public (diplomatie)
* Outils bureautiques (Word, Excel, boite email)
* Accueillir le public avec amabilité,
* S'exprimer clairement et savoir reformuler les demandes,
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
* Capacité à faire face à des situations d'urgence et à agir en conséquence,
* Rendre compte
* Une expérience dans un poste similaire serait un plus
Savoir-être :
* Sens relationnel
* Capacité d'adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
* Sens du travail en équipe
* Ponctualité
* Rigueur
* Capacité d'écoute
* Sens de la pédagogie