Assistant de Direction - Villejuif H/F - Fonction publique Territoriale

Organisation de la vie professionnelle des membres de la Direction générale
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des membres de la direction générale
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
o Organiser les déplacements des membres de la direction générale

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
o Répartir et suivre l'ensemble du courrier et vérifier les parapheurs.
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o Constituer et instruire des dossiers pour la direction générale dans le but de faciliter l'anticipation
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers
o Gérer et actualiser une base d'informations documentaires

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
o Préparer les dossiers de réunions
o Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Gestion et affichage d'informations
o Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
o S'assurer de la bonne transmission de l'information auprès des différents niveaux hiérarchiques en lien avec le chargé de communication interne (communication ascendante et descendante)

Exécutions d'opérations financières
o Rédiger un bon de commande ou un acte d'engagement
o Vérifier les factures

Consultez le détail complet de l'offre sur la page http://www.emploi-territorial.fr/details\_offre/o094250704000595-assistant-direction-h-f?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

o Travail en bureau sur écran
o Réunions possibles en soirée
o Horaires à adapter en fonction des besoins de la direction générale
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité