Agent Administratif Polyvalent - Mairie de St-Martin-D Heres H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité directe de la cheffe de service « Administration du Maire et des élus », l'agent(e) administratif(ve) polyvalent(e) assurera les missions suivantes :

- Gestion du courrier des élus entrant et sortant : enregistrement, tri, orientation, diffusion et rédaction de réponses
- Prise de notes et comptes rendus : rédaction de comptes rendus de réunions internes, d'entretiens et de comités et mise en forme de notes, courriers, tableaux, et supports de réunion.
- Publipostage : création de modèles et envois de courriers officiels, invitations et autres communication
- Suivi de tableaux partagés : mise à jour régulière des outils internes afin de garantir le bon fonctionnement transversal entre les services.
- Gestion de l'agenda politique : mise à jour quotidienne des agendas des élu(e)s et organisation logistique des rendez-vous, réunions et déplacements
- Suivi des sollicitations citoyennes : gestion des demandes de rendez-vous et instruction des dossiers individuels (médailles, distinctions)
- Appui aux événements : coordination logistique et administrative pour les cérémonies et visites officielles
- Exécution comptable : rédaction et édition de bons de commande
- Classement et archivage : organisation du classement physique et numérique des documents
- Appui administratif : relai ponctuel auprès des autres agents du service selon les besoins

Activités spécifiques auprès de la Direction générale (25%) notamment en relai pendant les vacances scolaires :
- Gestion de l'agenda et de la boîte mail
- Accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires extérieurs
- Planification, organisation de réunions élu(e)s, DGA, DGS
- Rédaction et mise en forme de courriers

Conditions
Conditions d'exercice particulières
* Horaires de bureau dans le cadre des 1607 heures
* Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service

Conditions de rémunération
* Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
* Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (IFSE cible du poste 330- brut mensuel)

Connaissances
* Excellente maîtrise du français écrit et oral
* Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, Outlook, publipostage, PDF)
* Connaissance des procédures administratives et comptables

Qualités
* Polyvalence et adaptabilité : capacité à gérer diverses tâches en parallèle et à s'adapter aux priorités changeantes
Avis de vacance/ Agent(e) administratif(ve) polyvalent(e) (poste mutualisé)/page 1/4
* Rigueur et organisation : sens aigu de l'organisation, autonomie et réactivité dans la gestion des activités quotidiennes
* Discrétion et confidentialité des informations traitées
* Sens du service public : engagement envers les relations humaines et le travail en équipe, avec une bonne aisance à interagir avec les élu(e)s et les partenaires externes
* Gestion du stress : capacité à travailler sous pression et à faire face aux imprévus avec efficacité et recul

Savoir faire :
* Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme...
* Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes
* Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs.
* Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)
* Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
*Organiser d'agendas