Adjoint au Responsable du Service Formations H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions et activités principales :

L'adjoint (H/F) accompagne la responsable de service dans la préparation des dossiers. Il contribue au bon déroulement des activités du service. Il assure de façon autonome l'instruction des dossiers dont il a la charge débouchant sur une réalisation attendue par le responsable.

Il encadre une équipe de 4 agents de catégorie B.
Il accompagne la responsable de service dans la prospective d'évolution et d'amélioration du service, notamment dans la gestion et l'exploitation des données ou la création d'outils internes. Il/elle formalisera les procédures internes du service.

Il/elle participe à l'amélioration de la gestion des stages destinée à développer et faciliter les déroulement des stages dans les programmes de formation et d'un observatoire de la vie étudiante et de l'insertion professionnelle.

A cet effet, l'adjoint au service formation réalise les activités suivantes :
- Organiser les instances pédagogiques - CFVE - CPS et rédiger les comptes rendus.
- Préparer des réunions de service et inter-services.
- Mettre en place des plannings sur ADE et participer à la mise en oeuvre de la maquette pédagogique dans ses grandes lignes, de l'admission à la délivrance du diplôme de l'étudiant.
- Gérer les dépenses du service formation et participer à la préparation du budget du service (des dépenses liées aux visites et voyages, en s'assurant de rester conformément au budget)
- Organiser les visites et voyages liés au programme pédagogique : réservation des hébergements et des transports nécessaires. Suivi du volet administratif pour garantir le bon déroulement des déplacements.
- Organiser le recrutement des intervenants extérieurs et des professeurs invités : suivi administratif du processus de recrutement, gestion des frais de déplacement et coordination logistique pour faciliter le déroulement des interventions devant les étudiants.
- Amélioration de la gestion des stages : Élaborer et mettre en oeuvre des procédures destinée à développer et faciliter les déroulement des stages dans les programmes de formation. L'adjoint a pour mission de gérer les aspects administratifs y compris la documentation et la communication avec les stagiaires.
- Participer à la mise en place d'un observatoire de la vie étudiante et de l'insertion professionnelle. L'adjoint collecte et analyse des données à des fins statistiques. Il réalise des rapports et répond aux enquêtes du ministère.
- Participer à l'amélioration continue du dispositif de formation au travers d'outils d'évaluation des enseignements et du service à l'étudiant et à l'enseignant.
- Participer à l'organisation des événements école liés à la pédagogie (Journée Portes Ouvertes, séminaires enseignants)
- Assurer les missions transversales au sein du service. Pour réaliser ses missions, il est assisté d'un gestionnaire de scolarité et de la vie étudiante.

Une expérience de 5 ans dans le domaine est souhaitée.

Compétences techniques :

Réglementation en matière de scolarité
Organisation et fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du licence-master-doctorat
Réglementation en matière de stage
Réglementation en matière de voyages et frais de déplacements
Règles budgétaires et comptables
Règles de la fonction publique
Droits et procédures administratifs
Environnement bureautique appliqué à la gestion de scolarité (plus des logiciels spécifiques au domaine d'activité Taïga ou équivalent)
Connaissance de l'offre de formations de l'établissement
Compétence en ingénierie pédagogique (approche pédagogique)
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Savoir-faire :

Capacité d'analyse, de synthèse et de résolution de problèmes
Savoir rendre compte de son activité
Disposer de qualités rédactionnelles
Savoir rédiger des documents et des actes administratifs
Mettre en oeuvre des indicateurs pour le suivi et l'analyse des opérations de gestion
Situer les acteurs dans le processus de décision et leurs rôles respectifs
Expliciter le sens d'une réglementation ou d'une action donnée.
Aptitude à la médiation

Savoir être :

Disponibilité et rigueur
Sens de l'organisation
Aptitudes relationnelles
Savoir travailler en équipe/polyvalence
Capacité d'adaptation
Discernement et sens des initiatives
Discrétion
Sens des responsabilités