Secrétaire H/F - EFS Etablissement Français du Sang

Entité de rattachement
L'Etablissement français du sang (EFS), chargé du service public transfusionnel et de la satisfaction des besoins en produits sanguins labiles, est un acteur essentiel de notre système de santé, garant du cadre éthique du don en France. La sécurité sanitaire et la préservation de l'autosuffisance quantitative et qualitative en produits sanguins labiles constituent sa priorité. L'EFS poursuit et amplifie sa transformation dans la perspective d'améliorer la qualité du service rendu.

Etablissement public, placé sous la tutelle du Ministère chargé de la santé, il emploie 9500 professionnels dans l'hexagone et dans les outre-mer. Il est organisé en 13 établissements de transfusion sanguine régionaux.

Présent tout au long de la chaîne du soin, il assure la collecte, la préparation des produits sanguins, la qualification biologique des dons, les analyses d'immuno-hématologie et la délivrance des produits à près de 1500 établissements de santé. Il mène aussi des activités de recherche et de bioproduction de médicament de thérapie innovante.

Avec plus de 500 millions d'actes réalisés par an, l'EFS est le plus grand laboratoire de biologie médicale de France. Il contribue au soin de patients atteints de maladies chroniques, de maladies génétiques, de cancers, victimes d'accidents graves... qui ont besoin d'une transfusion sanguine ou d'une greffe. Grâce à son expertise de la cellule il met au point des procédés et traitements médicaux de pointe.Vous êtessecrétaire et souhaitez exercer différemment votre métier?

Participer à une mission de santé publique vitale au service des patients est important pour vous ?

A l'EFS, sauver des vies, c'est la raison pour laquelle nous nous levons tous les matins !

Et nous avons la chance de compter sur la générosité de plus d'un million de donneurs de sang et sur le professionnalisme de 10000 collaborateurs formant une chaîne solidaire.

Le titulaire assure l'activité de secrétariat du service d'immunohématologie (IH) et de délivrance des Produits Sanguins Labiles (PSL) du site de Montpellier - SUB :

- Assurer l'accueil téléphonique en IH et en délivrance,
- Enregistrer les demandes d'analyse et effectuer la double saisie,
- Assurer la gestion des non-conformités de prescription (enregistrement et communication aux hémovigilants des Etablissements de Santé (ES)),
- Gérer les dossiers d'identitovigilance, notamment à l'aide du portail des surveillances,
- Scanner les documents liés aux changements d'identité dans les dossiers patients (Identito), après aval du biologiste,
- Faire la revue des demandes d'analyse,
- Créer les nouveaux prescripteurs dans le logiciel médico-technique,
- Assurer la diffusion des comptes rendus d'examens : par courrier, fax ou coursiers,
- Déposer le courrier postal dans la zone « départ courrier » dans les délais,
- Envoyer par télécopie les demandes de duplicatas de résultats d'analyses,
- Gérer les litiges de facturation : gestion des épreuves directes de compatibilité et vérification des factures,
- Gérer les réclamations et suggestions clients et les enregistrer dans le logiciel qualité (Swan),
- Rédiger, envoyer, diffuser au personnel divers documents (notes de service, comptes-rendus de réunions, infos diverses...),
- Suivre les accusés de lecture des documents diffusés,
- Assurer la gestion des examens transmis aux laboratoires sous-traitants et tenir le registre : colisage, gestion des documents de demandes associés, enregistrement sur le logiciel Chronopost. Gérer la transmission des résultats du sous-traitant aux prescripteurs après validation par le biologiste et scanner les CR dans le dossier patient,
- Assurer l'archivage quotidien des documents d'IH (prescriptions, dossier des patients greffés, suivi des allo-immunisation des femmes enceintes) et de délivrance (classer les fiches de délivrance de la veille),
- Assurer la saisie de la traçabilité des PSL et la relance des ES pour la traçabilité manquante,
- En concertation avec un biologiste, assurer la gestion administrative des événements indésirables receveurs (EIR) et des incidents graves,
- Aider à la programmation des réunions en Webex, conférence téléphonique...
- Horaires : 8h - 16h ou 17h // 9h30 - 16h30 ou 17h30 // 13h15 - 21h15 // 14h - 21h.
- L'activité fonctionne de manière planifiée sur 8 semaines, ce qui vous permet d'anticiper votre organisation, tant professionnelle que personnelle.
- Pas de travail jours fériés et week-end.
- Fréquence des soirs : 2 fois par semaine en moyenne.

- Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, outlook).
- Capacités d'organisation, rigueur dans le suivi des dossiers.
- Qualités relationnelles, diplomatie avec les établissements de soin.
- Gestion du stress.