Agent Chargé de l'Accueil et des Formalités Citoyennes H/F - Mairie

La commune de SAINTE-MAURE-DE-TOURAINE est une commune de 4 334 habitants située dans le département de l Indre-et-Loire, à équidistance de TOURS (37) et CHATELLERAULT (86).Desservie par un axe autoroutier, elle dispose d un ensemble de commerces et services et d atouts majeurs sur le territoire (hôpital, maison de santé pluridisciplinaire, équipements sportifs et culturels).La Ville de SAINTE-MAURE-DE-TOURAINE est une commune de 4 334 habitants située dans le département de l'Indre-et-Loire, à équidistance de TOURS (37) et de CHATELLERAULT (86). Desservie par un axe autoroutier, elle dispose d'atouts majeurs pour son développement (commerces, centre hospitalier, maison de santé pluridisciplinaire, équipements scolaires, culturels, sportifs et de loisirs). Bénéficiant d'une politique d'aménagement du territoire ambitieuse et inscrite au programme « Petites villes de demain », SAINTE-MAURE-DE-TOURAINE est une ville en plein essor.
En tant qu'Agent chargé(e) de l'accueil et des formalités citoyennes, vous assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers et gérez les dossiers relatifs à la vie citoyenne. Rattaché à la direction des relations aux usagers, vous apportez une aide permanente au service de l'administration générale et des affaires sociales en termes d'organisation, d'accueil, et de suivi des dossiers.

Vous avez pour missions principales :

1- Assurer l'accueil physique et téléphonique général des usagers
Vous accueillez le public avec amabilité, écoute et dynamisme. Vous prenez les appels, assurez un premier niveau de réponse, orientez les appels vers le bon interlocuteur ou prenez les messages. Vous gérez la boite mail générique. Vous gérez et actualisez l'affichage et les documents d'information disponibles à l'accueil de l'Hôtel de Ville.

2- Assurer la gestion des formalités citoyennes
Vous accompagnez les usagers dans leurs démarches administratives en mairie. Vous instruisez les demandes de carte nationale d'identité et de passeport. Vous participez à l'organisation du recensement de la population. Vous assurez le suivi des listes électorales et contribuez à l'organisation des élections. Vous aidez à la gestion administrative funéraire.

3- Apporter une aide permanente au service de l'administration générale et des affaires sociales
Vous êtes amené à participer à la délivrance des actes d'état civil, à l'enregistrement des demandes d'autorisation d'urbanisme et aux services proposés par le centre communal d'action sociale.

Profil du candidat
Reconnu pour votre sens relationnel, vous faites preuve de patience, d'écoute et de diplomatie. Autonome et volontaire, vous détenez de bonnes capacités d'organisation, d'expression écrite et orale, d'analyse et de synthèse. Vous maitrisez les outils de bureautique (traitement de texte, tableur, Internet et messagerie). Vous avez un sens aigu du service public.

Vous disposez d'une expérience confirmée sur des fonctions similaires. Des connaissances ou une formation dans le domaine du secrétariat et de l'assistance de direction seraient un atout supplémentaire.

Rémunération : Traitement indiciaire, RIFSEEP, collectivité adhérente au CNAS, participation employeur pour la prévoyance, restaurant administratif avec participation employeur aux frais de repas.

Experience : 6 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Environnement administratif, institutionnel et politique, Méthode de classement et d'archivage, Techniques de secrétariat, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous, Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.