Assistant Unité de Contrôle Démarrage en Septembre H/F - Unite Departementale Nanterre

Les unités départementales sont organisées en 2 pôles métiers :
- Le pôle T qui regroupe les services du système d'inspection du travail et met en oeuvre, sous l'autorité du directeur de l'unité départementale, les politiques du travail.
- Le pôle EES (Entreprises, Emploi et Solidarités), qui met en oeuvre, sous l'autorité du directeur de l'unité départementale et par délégation du DRI, les politiques en direction des publics les plus fragiles d'une part, et des entreprises, d'autre part.

Missions du Pôle :
Le Pôle Travail a pour mission d'assurer la mise en oeuvre des politiques dans les domaines du travail, de contrôler le respect de la réglementation du travail et de s'assurer de l'effectivité du droit.

Effectif du pôle (répartition par catégorie) :
120 agents dont :
- Catégorie A : 66
- Catégorie B : 28
- Catégorie C : 26

7 unités de contrôles, qui sont localisées à Clichy (UC 1), à Nanterre (UC 2, 3, 4, 5) et à Malakoff (UC 6 et 7).

Effectif de l'unité de contrôle n°1 : 1 RUC, 8 postes d'IT, 2 assistants.

Le/la secrétaire de section est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique d'un ou d'une responsable d'unité de contrôle. Il/elle intègre une équipe composée des agents de contrôle et des agents de secrétariat.

Connaissances :
- Maîtriser les principaux outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les nouvelles technologies d'information et de communication
- Savoir rédiger des courriers, notes et comptes rendus en respectant les règles de forme et de présentation des documents de l'unité de contrôle
- Avoir des dispositions pour le travail sur supports informatiques et dématérialisés
- Disposer de notions de droit du travail dans le cadre d'une formation juridique initiale ou d'une expérience significative dans le domaine serait appréciable

1/ SECRETARIAT
Gestion du courrier, des instances, préparations de réponses
Gestion de la boite mail institutionnelle (réponses)

2/ ASSURER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE AU SECRETARIAT
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire l''information
Assurer la prise de rendez-vous si nécessaire, ainsi que l'accueil des usagers

3/ ORGANISER ET PLANIFIER LES REUNIONS
Envoi des convocation et des supports
Prise de notes
Rédactions de compte rendus

4/ PREPARATION DE DOSSIERS JURIDIQUES
Réalisation de saisies dans SUIT
Préparation des dossiers
Gestion des courriers, réponses à l'usager/employeur
Aide au contrôle : informer rapidement les agents de contrôle sur des situations d'urgence (AT, conflit) et sur les événements significatifs (informations données par les usagers), alerter les agents de contrôle sur les courriers en instances
Assurer l'interface avec la SCT (suivi des rapports, fiches AT, conflit, PV...)

5/ CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DE DOSSIERS
Réalisation des opérations périodiques d'archivage
Mise à jour régulière des dossier.

6/ DIVERS
Renseigner des tableaux de suivi, indicateurs, tableau de bord
Aide à la conception de supports et outils pour les inspecteurs du travail
Participer à la mise en oeuvre d'outils de suivi de l'activité de la section
Appui aux autres membres de l'équipe

Experience : 1 An(s) - poste administratif

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Savoir rédiger des courriers, notes et CR, Savoir s'exprimer et rendre compte, Savoir prioriser et respecter les consignes,Respect des échéances, Qualités rédactionnelles et de synthèse

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques