Recrutement IFAID

Assistante de Gestion Administrative H/F - IFAID

  • Pessac - 33
  • CDI
  • IFAID
Publié le 7 juillet 2025
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Les missions du poste

FINALITE DU POSTE
Assurer un soutien opérationnel au fonctionnement des pôles Volontariat et Formation d'IFAID.

- Assurer les activités administratives quotidiennes du pôle Volontariat
- Organiser et optimiser les activités et les outils du pôle Volontariat
- Soutien administratif de la coordonnatrice pédagogique du pôle Formation
- Assurer des missions administratives transversales aux différents pôles d'IFAID

DESCRIPTIF DES MISSIONS

VOLONTARIAT/En lien direct avec la Responsable du pôle Volontariat, les missions sont les suivantes :

Gérer le suivi administratif des missions VSI :
Assurer le suivi des paiements mensuels (indemnités, remboursements) à destination des volontaires
Suivre les congés des volontaires
Ajuster et transmettre les outils de suivi budgétaire aux volontaires
Suivre les dépenses de chaque mission de volontariat

Appuyer la responsable du pôle sur le reporting des conventions financières :
Mettre à jour les process en fonction des demandes des partenaires
Préparer les bilans financiers pour chaque partenaire et financeur
Mettre à jour les budgets prévisionnels en fonction des demandes des partenaires

Appuyer la responsable du pôle dans la gestion administrative des préparations aux départs, de l'accompagnement au retour et du renouvellement des missions des VSI :
Elaborer les contrats, avenants et attestations
Accompagner le volontaire dans ses démarches de demande de visas
Assurer l'interface avec les structures de couverture sociale auxquelles sont affilié-e-s les volontaires
Effectuer les réservations de billets d'avion avec le prestataire concerné
Formaliser les contrats avec les intervenants

Appuyer la responsable du pôle sur le recrutement des volontaires :
Mettre en forme et publier les offres de mission VSI
Classer et gérer les dossiers de candidature
Organiser les entretiens (convocations, lien zoom)
Répondre aux candidatures

FORMATION/En lien direct avec la coordonnatrice pédagogique, les missions sont les suivantes :

Assurer l'accueil des apprenants et des intervenants
Traiter les dossiers d'inscriptions des candidats à la formation
Mettre à jour la BDD des apprenants, des formateurs et des jurys
Etablir les conventions et contrats de travail des intervenants
Suivre les absences mensuelles des apprenants
Compléter les outils de reporting institutionnel (EOS.) mensuellement
Établir et diffuser les plannings hebdomadaires
Saisir les notes des apprenants
Envoyer les questionnaires de suivi aux apprenants et aux intervenants
Appuyer le pôle Formation dans la préparation d'événements : salons, journées portes-ouvertes, examens, jurys, cérémonie de remise des titres, etc.

TRANSVERSAL

Gérer le standard téléphonique
Gérer le courrier
Réserver les salles
Gérer les commandes de fournitures administratives

compétences à mobiliser :
Connaissance des bases de la gestion administrative
Notions de base en gestion budgétaire
Maîtrise des outils bureautiques
Capacités rédactionnelles et facilités d'expression orale
Capacité à organiser sa gestion du temps et travailler en autonomie
Rigueur, adaptabilité, capacité à l'auto-apprentissage, capacité d'écoute et de reformulation, prise d'initiatives, aisance relationnelle, travail en équipe, ouverture d'esprit, Écoute et compréhension

Poste en CDI à temps plein 37h semaine avec acquisition d'1 RTT/mois
Annualisation du temps de travail, charte de télétravail
13ème mois, tickets restaurants, mutuelle
Poste basé à Pessac

Rémunération selon la classification de la convention collective des organismes de Formation
Palier 9 / Indice 201/ 24 704 € brut annuel.

Processus de recrutement :
juillet/août présélection des profils
du 8 au 12 septembre : entretiens physiques
prise de poste au 1er octobre
Merci de joindre CV à jour et vos commentaires de motivation dans le contenu de votre candidature

Le profil recherché

Experience : 12 Mois

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi), Maintenir à jour les dossiers administratifs, Gestion administrative, Gestion de la relation client, Maîtrise des outils bureautiques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

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