Secretaire Polyvalente - Polyvalent H/F - Conseil d'Etat

VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Missions de la direction/ du service : le cabinet est organisé en un pôle (Secrétariat-Protocole) et deux bureaux fonctionnels (Organisation-Événements, Fonctionnement et Moyens) dont les missions sont principalement des activités d'organisation et de fonctionnement logistique.

Missions du bureau : le bureau Organisation-Evénements coordonne toute l'organisation matérielle des colloques, séminaires, conférences, réceptions et visites du Conseil d'Etat. Il assure actuellement l'organisation des séances hebdomadaires de l'assemblée générale et des commissions permanentes ainsi que la gestion des propositions de nominations dans les ordres nationaux (légion d'honneur et ordre national du mérite).

Pour coordonner ces activités, la cheffe de cabinet et la cheffe du bureau Organisation-Evénements s'appuient sur une équipe de 7 personnes chargée de fonctions de secrétariat, d'organisation et de coordination.

VOS MISSIONS

Sous l'autorité de la responsable du bureau Organisation-Evénements et de son adjointe, vousassurez en trinôme le secrétariat du bureau.Vous apportez également son soutien logistique dans le cadre des événements organisés par le Cabinet.

1/ Secrétariat :
- Gestion des demandes de réservation de salles;
- Elaboration, actualisation et diffusion des plannings hebdomadaires : séances d'instruction et de jugement, référés, permanences, etc. ;
- Gestion des demandes de transport : commande et suivi de courses de taxis, coursiers;
- Assistanat de service : traitement et rédaction de courriers, classement et archivage, confection de dossiers (stagiaires etc.), recherche de documents et d'informations, accueil téléphonique (information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes) etc.

2/ Gestion administrative des événements :
- Rédaction et envoi de cartons d'invitation (mail ou papier);
- Gestion des inscriptions;
- Elaboration des chevalets et badges;
- Suivi des événements : alimentation du tableau de suivi des événements, préparation des bons de commande et de réception, traitement des bons de livraison, certification des factures pour paiement, etc.

3/ Accueil et orientation des participants lors des événements (occasionnel)

Vouspourrezêtre amené(e) à effectuer des remplacements occasionnels dans d'autres secteurs du cabinet.

La réussite sur le poste repose sur une réelle aptitude à travailler en équipe et à partager l'information.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1 : cheffe du bureau organisation-événements

N+2 : Cheffe de cabinet

Vous possédez les compétences et les savoirs suivants :

Connaissances


· Techniques de secrétariat

· Outils bureautiques (Outlook, Excel, Word)

· Communication écrite et orale

· Organisation du Conseil d'Etat

Savoir-faire
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Niveau expert :

· Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs

Niveau maîtrisé :

· Capacité d'organisation et de gestion du temps

· Réactivité et soin dans l'exécution des travaux

· Gestion des situations d'urgence

· Capacité à rendre compte et synthétiser sa pensée

.Disponibilité

Savoir-être

· Discrétion et rigueur

· Bonne présentation

· Adaptabilité

· Aptitude à la polyvalence

· Curiosité professionnelle

· Maîtrise de soi (aptitude à faire face sereinement aux situations inattendues)