Agente - Agent Techhnique Polyvalent H/F - Conseil d'Etat

VOS MISSIONS :

Sous l'autorité de la direction du bureau, et en étroite collaboration avec les directions supports (communication, équipement et informatique), vous exercezles fonctions d'agent polyvalent sur 2 sites.

Au sein d'une équipe d'huissiers et en collaboration avec le régisseur évènementiel et le secrétariat, vous êtesamené(e) à exercer des fonctions logistiques, techniques et administratives :

1/ Préparation logistique des réunions, des séances, des visites et des événements :
- Réunions, séances hebdomadaires de l'assemblée générale, séances des sections administratives, et séances d'instruction et de jugements : préparation et remise en l'état de la salle, installation de la tribune, du pupitre, de paperboards, carafes d'eau, mise en place et vérification du matériel audiovisuel, acheminement des dossiers,
- Visites patrimoniales et institutionnellesdu Conseil d'Etat : suivi des stocks et distribution des objets de communication préparés en amont,
- Evènements (colloques, séminaires) :
- Manutention : montage et démontage du matériel, préparation des espaces et pose de la signalétique selon les besoins exprimés,
- Transport de marchandises et de matériels ainsi que de plis entre les sites (selon les besoins)
- Élaboration de chevalets, badges etc.

2/ Prestation technique en régie et en salle pour la captation des événements (protocolaires et non-protocolaires)en collaboration avec le régisseur évènementiel :

Après installation et vérification du matériel :
- Pour les séances d'assemblée générale et de commission permanente : captation en salle et enregistrement audio des débats, séquençage et archivage;
- Pour les événements : selon les besoins, captation (en salle ou à distance), enregistrement et diffusion (streaming) audio et vidéo (plans fixes ou dynamiques) des colloques pour lesquels le bureau est sollicité en lien avec la direction de la communication : colloques de la section des études, de la prospective et de la coopération (SEPCO), de la direction de la bibliothèque et des archives (DBA), d'organismes externes accueillis au Palais-Royal.

3/ Préparation de l'accueil des membres du Conseil d'Etat : remise de fournitures, cases courriers, préparation des places de travail en lien avec la cheffe de cabinet...

4/ Accueil et orientation du public

Conditions particulières d'exercice :
- Port de charges à prévoir (chaises, tables pliantes, pupitres, cartons).
- Permis de conduire obligatoire.

Ce poste requiert une grande ponctualité. La prise de service s'effectue entre 8h15 et 9h00, et 45 minutes avant l'heure de l'évènement (première séance, colloque). Néanmoins, au regard des nécessités de service, les horaires peuvent être aménagés en fonction des événements.

Une formation sera dispensée pour l'utilisation du matériel.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1 : cheffe du bureau organisation-événements

N+2 : Cheffe de cabinet

Vous possédez les compétences et savoirs suivants :

Connaissances

- Savoir travailler en équipe


· Diagnostic des contraintes d'une organisation, d'un événement

· Communication écrite et orale

.Connaissance de la bureautique
Afficher la suite

·Connaissance de l'organisation du Conseil d'Etat et du contexte institutionnel

· Installation et vérification du matériel technique adapté

Savoir-faire

Niveau expert :

· Respect de la confidentialité et du secret professionnel

.Savoir rendre compte de son travail

Niveau maîtrisé :

· Organisation et gestion du temps

· Rapidité et soin dans l'exécution des travaux

Niveau pratique :

· Esprit d'initiative

Savoir-être

· Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs

· Aptitude à gérer des situations d'urgence et des demandes multiples avec mesure et diplomatie

· Discrétion et rigueur

· Bonne présentation