Assistant·e au Service des Affaires Générales et Juridiques et au Service de Prévention H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales :

Réaliser des enquêtes administratives en en assurant la coordination de la commission
Réaliser des accueils sécurité au cours de l'année à destination des nouveaux arrivants
Participer à la préparation, à l'organisation et au suivi des réunions du conseil d'administration et du bureau, assurer le secrétariat de séance
Participer à la préparation, à l'organisation administrative et logistique des élections des instances de l'école et des représentants étudiants au CNESER
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, technique et/ou administrative
Effectuer des recherches documentaires techniques / juridiques
Participer à la rédaction d'actes (décisions, notes...) et de courriers
Appui documentaire lors de la mise en place de nouvelles machines sur les plateformes d'enseignement
Mettre à jour le document unique d'évaluation des risques
Mettre à jour les documents internes (liste des personnels formés «Sauveteurs Secouristes du Travail» et «Premiers Secours en Santé Mentale», conduite à tenir en cas d'accidents, guide d'évacuation...)

Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Élaborer des fiches de procédure
Mise en place et suivi d'indicateurs
Veille juridique, notamment en matière de santé et sécurité
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des contrats notamment
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions
Assurer le soutien logistique de l'activité des services
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Contrôler les échéances

Connaissances, savoirs :

· Connaissances juridiques générales

· Modes de fonctionnement administratifs

· Techniques d'élaboration de documents

· Techniques de communication

Savoir-faire :

Savoir rédiger un écrit administratif / juridique
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Recherche d'informations
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Capacité de synthèse à l'écrit comme à l'oral
Capacité rédactionnelle
Afficher la suite
Savoir-être :

· Sens de l'organisation

· Rigueur / Fiabilité

· Sens relationnel

· Sens de la confidentialité

* Conformément à l'annexe de l'arrêté du 18 mars 2013 (NOR :MENH1305559A)

Profil de candidature :

Niveau d'études (avec précision éventuelle de la spécialité) :Baccalauréat + 2

Domaine de la gestion administrative et juridique et/ou de prévention des risques professionnels

Niveau d'expérience :Tous niveaux

Langue (et niveau demandé) : l'anglais et l'espagnol seraient un plus sans être obligatoires