Secrétaire Médical·e H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Au sein du service de médecine de prévention et sous l'autorité du médecin du travail, le ou la secrétaire médicale, assure un soutien administratif au médecin, à l'infirmière et au psychologue du service de médecine de prévention. Il effectue également un accueil et oriente les agents de l'IGN.

Principales missions :

Suivre les agendas des membres de l'équipe pluridisciplinaire, notamment établir et suivre les convocations en visite médicale avec le médecin du travail et l'infirmière en santé au travail. Réaliser l'accueil des agents lors de leur visite médicale, le test visuel si besoin et transmettre aux services concernés les fiches de visites avec demande d'aménagement de poste.
Gérer les appels téléphoniques, les courriels adressés au service médical et accueil physique et orientation des agents qui se présentent.
Gérer le rangement des dossiers médicaux en santé au travail (mise à disposition pour la consultation puis rangement à l'issue de celle-ci) et l'archivage des dossiers médicaux. Gestion des courriers adressés au service de médecine de prévention et des envois de courrier par le service.
Vérifier l'état des stocks de fournitures administratives et demande de commande au service concerné.
Gérer la base de donnée médico-administrative en lien avec l'infirmière en santé au travail.
Assister le médecin du travail dans la rédaction du rapport annuel global de l'IGN et autres documents réglementaires

Compétences techniques

savoir rédiger et mettre en forme des convocations en visite médicale, des documents ou rapports
savoir diffuser des documents
savoir assurer l'accueil des personnes en interne
savoir maitriser les outils bureautiques et outils métier
savoir organiser de déplacements, des réunions
savoir organiser l'archivage de documents professionnels
Compétences organisationnelles

savoir gérer un agenda (élaboration, optimisation, adaptation)
savoir identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
savoir effectuer un reporting efficace
Compétences relationnelles
Afficher la suite
avoir une capacité d'écoute et de bienveillance
savoir faire preuve de confidentialité et de discrétion professionnelle (secret professionnel)
savoir accueillir et accompagner des agents en difficulté
savoir travailler en équipe, en réseau