Assistant de Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Encadrement (oui ou non) : non

Activités principales :

Secrétariat et assistance administrative de l'adjointe de direction, responsable du pôle 3E :
gestion de l'agenda
préparation des dossiers réunions
- Suivi et gestion de dossiers et des instances : alertes
- Organisation/préparation des réunions :
Réunions internes : direction de pôle et réunion de pôle
Réunions externes : celles relèvant de la direction
- Mise en forme des documents sous les diffrents formats bureautiques : Word, Excel, Power point.
- Sortie de tableaux de bord et statistiques : sortie de tableau mensuel sous POP : Préfet - PEDEC
communication note bimensuelle
- Signalement et orientations des urgences
- Préparation des déplacements; frais de déplacement (Chorus DT)
- Gestion de la boite de messagerie institutionnelle : orientation des mails
Courrier entrant et sortant
- Classement, archivage
- Gestion des fournitures
- Gestion des prévisionnels de congés
suivi des facturations cartes bleues
.....
Traitement de certains dossiers confiés par le supérieur hiérarchique dont :
- Présentation de la situation du marché du travail.
- Préparation du SPED
- Synthèse de la note bimensuelle du pôle

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d'autres agents, être
référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents,
optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir
repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches,
connaissance du processus, global...)
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Compétences :
- Maîtriser les méthodes de secrétariat et les outils bureautiques et informatiques (M)
- Organisation (E)
- Fiabilité et discrétion (E)
- Connaître la mission du pôle (E)
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Rigueur dans l'exécution des tâches *****
- Sens des relations humaines ****
- Capacité d'adaptation ****
- Capacité d'initiative ****
- Réactivité ****
- Autonomie ***
Savoir-faire : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Techniques spécifiques *****
- Travail en équipe ****
- Expression écrite ***
- Expression orale ***
- Capacité de synthèse **

Expérience professionnelle :
Compte tenu des différentes activités du poste, une expérience est souhaitée dans au moins une partie des domaines.