Adjoint Administratif Plateforme d'Approvisionnement H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Présentation de l'établissement

Le CHU de Saint-Étienne est situé au cur de région Auvergne Rhône Alpes, deuxième
région de France. Il est l'établissement support du GHT Loire, un des plus grands GHT de France en nombre d'établissements.
Le CHU irrigue son territoire au travers un budget de plus de 730 millions d'Euros.
Il est le 20ème CHU des 32 CHRU de France.
Les activités du CHU sont articulées autour de 11 pôles et 68 services, disposant de 1.920 lits et places, répartis sur ses 3 principaux sites.
Les 8.350 professionnels de ces services prennent en charge annuellement plus de
170.000 patients en hospitalisation et séances et plus de 500.000 en consultations.

Description du service

La plateforme d'approvisionnement (PFA), située au 8 rue Bossuet, est rattachée au
Département Approvisionnement de la Direction Hôtellerie et Logistique (DHL). Elle assure
la gestion des achats et l'approvisionnement des fournitures et prestations hôtelières
nécessaires au bon fonctionnement des services du CHU de Saint-Etienne, en lien étroit
avec les fournisseurs et les services internes.
La PFA prend en charge, sous la responsabilité de la Responsable Gestion Comptabilité
Relations fournisseurs, l'approvisionnement des stocks (produits hôteliers, usage unique, entretien, bureautique, etc.), et les approvisionnements hors stock effectués en réponse directe aux besoins spécifiques des services. Elle gère également les prestations hôtelières (nettoyage, locations, transports, etc.).
Le service s'appuie sur une organisation structurée, un logiciel de gestion des stocks qui
calcule des préconisations de commande (WMS), ainsi qu'un logiciel des gestion
économique et financière (Magh2) pour les achats hors stock et les prestations.
La relation fournisseur constitue un axe essentiel de l'activité, tant pour la gestion des
délais et la qualité des livraisons, que pour le traitement des litiges et la facturation.

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :
Directeur de l'Hôtellerie et de la Logistique
Responsable du Département approvisionnement
Responsable Gestion Comptabilité Relations fournisseurs

Liaisons fonctionnelles :
Ensemble des agents et encadrants de la PFA
Direction des affaires financières
Trésorerie principale
Ensemble des services du CHU
Fournisseurs

Missions principales

Le gestionnaire, au sein de la PFA, assure la gestion administrative complète du
processus d'approvisionnement, en lien étroit avec les équipes logistiques et les
services utilisateurs. Il intervient sur 3 périmètres, nécessitant une grande
polyvalence :
Approvisionnement du stock de la PFA, via un WMS
Approvisionnement hors stock, via le logiciel Magh2
Suivi des prestations hôtelières, via le logiciel Magh2

Fonctions et activités

Lancement des préconisations de commande dans le WMS pour
l'approvisionnement du stock
Suivi du niveau de stock et des risques de rupture sur le périmètre donné
Réception et traitement des demandes d'approvisionnement hors stock et
prestations (recherche, demande de devis)
Réponse aux sollicitations des services
Saisie et émissions des bons de commande
Création de fiche produits dans Magh2
Suivi des commandes (traçabilité, délais, litiges)
Relance des fournisseurs en cas de retard ou d'erreur de livraison
Réception administrative des commandes de prestations après vérification du
service fait auprès du service utilisateur
Vérification et liquidation des factures après contrôle des pièces justificatives
Suivi et traitement des litiges fournisseurs (quantitatifs, qualitatifs, factures)
Mise à jour des tableaux de suivi
Archivage réglementaire des documents
Polyvalence sur l'ensemble des périmètres (remplacement des collègues en
cas d'absence)

POSTE TEMPS PLEIN OU TEMPS PARTIEL
STATUT TITULAIRE OU CONTRACTUEL
DIPLÔME ADMINISTRATIF
TRAVAIL EN EQUIPE PLURIDISCIPLINAIRE
SENS DU RELATIONNEL, CAPACITE D'ADAPTATION
RIGUEUR, SENS DE L'ORGANISATION ET AUTONOMIE
UTILISATION DES OUTILS BUREAUTIQUES
TRAVAIL SOUS LA SUPERVISION LA RESPONSABLE GESTION COMPTABILITE RELATIONS FOURNISSEUR
TRAVAIL EN LIEN AVEC LES AGENTS LOGISTIQUE DE LA PLATEFORME D'APPROVISIONNEMENT