Responsable du Service Flux Documentaire H/F - Fonction publique Hospitalière
- Saint-Étienne - 42
- Fonctionnaire
- Fonction publique Hospitalière
Les missions du poste
Le Responsable du service flux documentaire travaille avec les autres responsables de service de la direction de l'hôtellerie et de la logistique.
Il pilote et coordonne l'ensemble des activités liées :
A la gestion, la conservation et la valorisation des archives physiques de
l'établissement, avec l'appui de deux responsables d'équipe, encadrants
de proximité.
A la gestion du courrier entrant et sortant
Son périmètre est susceptible d'évoluer.
Missions principales
Gestion des archives :
Élaborer et mettre en oeuvre la politique d'archivage (dossiers médicaux
et administratifs)
Superviser le tri, le classement, la conservation et la destruction réglementaire des documents
Assurer la conformité aux obligations légales et réglementaires
Gérer les relations avec les prestataires internes, externes (déménagement, manutention, transport) et les Archives départementales
- Identifier les fonds d'archives à collecter, à détruire et à verser aux
services d'archives publics des archives historiques Gestion du courrier :
Organiser la réception, l'enregistrement, la ventilation et la distribution
du courrier entrant
Superviser la préparation, l'affranchissement et l'expédition du courrier
sortant
Mettre en place des procédures de traçabilité et de confidentialité
Optimiser les circuits de traitement du courrier (dématérialisation, outils
de suivi, etc.) Management et coordination :
Encadrer deux services avec l'appui de deux adjoints (agents de courrier, archivistes, gestionnaires documentaires)
Définir les objectifs, organiser les activités et assurer le suivi
Former et sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques documentaires Outils et projets :
Participer à la mise en place ou à l'évolution des outils de gestion électronique des documents (GED)
Contribuer aux projets de transformation numérique et de dématérialisation
Assurer une veille technologique et réglementaire
Le profil recherché
DEMARCHE D'AMELIORATION CONTINUE
RIGUEUR, SENS DE L'ORGANISATION ET DE LA CONFIDENTIALITE
CONNAISSANCE APPROFONDIE DES NORMES ARCHIVISTIQUES ET DES
PROCEDURES DE GESTIONDU COURRIER.
Maîtrise DES OUTILS BUREAUTIQUES, DE GED ET DE
NUMERISATION.
CONNAISSANCE DES REGLEMENTATIONS (RGPD, CODEDU PATRIMOINE, etc.).
CAPACITE A STRUCTURERUN SERVICE ET A OPTIMISERLES PROCESSUS.
REDACTION DEPROCEDURES ET DE GUIDESUTILISATEURS.
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GESTION DE PROJET ETCONDUITE DU CHANGEMENT REACTIVITE ET CAPACITED'ADAPTATION
Bac +3 A Bac +5 EN ARCHIVISTIQUE, GESTION DEL'INFORMATION, DOCUMENTATION OU LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE
EXPERIENCE DANS UNPOSTE SIMILAIRE OU ENGESTION DOCUMENTAIRE