Collaboratrice du Directeur des Services Techniques - Ferte Gaucher La H/F - Fonction publique Territoriale

La collaboratrice du Directeur des Services Techniques apporte une aide permanente au directeur en terme d'organisation personnelle, de gestion des dossiers des services techniques, de communication, d'information et d'accueil.

ACTIVITE 1 : ORGANISATION DE L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL DU DIRECTEUR DES SERVICES TECHNIQUES :
* Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous
* Assurer le filtrage des communications téléphoniques et autres informations destinées aux Services Techniques
* Procéder au traitement et au suivi du courrier de la Direction des Services Techniques
* Planifier, organiser et gérer les réunions
* Organiser et gérer les dossiers de la Direction des Services Techniques
* Suivi, rédaction et traitement des arrêtés hors urbanisme, y compris facturation.

ACTIVITE 2 : SUIVI DES MARCHES PUBLICS ET DES CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICE
* Préparer les marchés publics - Saisir les cahiers des charges techniques et les rapports d'analyse et le RAO préparés par le technicien
Mise en ligne des marchés publics et transmission des questions au technicien concerné
* Assurer un recensement et un suivi des marchés afin d'anticiper les renouvellements

ACTIVITE 3 : PARTICIPATION A L'OPTIMISATION DES RESSOURCES
* Apporter un appui au Directeur des services techniques dans la planification des besoins budgétaires et le suivi de l'exécution du budget
* Participer à l'élaboration et au suivi du budget du service. Veiller à l'optimisation et à la sécurisation des actes et des procédures administratives
* Suivre les contrats en lien avec le technicien concerné

ACTIVITE 4 : GESTION DE DOSSIER EN AUTONOMIE
* Gestion du parc locatif de la ville (classement des états des lieux d'entrée et de sortie, des justificatifs d'assurance, montage du Permis de Louer, etc.)
* Gestion des assurances (déclaration et suivi des sinistres, transmission des devis éventuels, etc.)
* Gestion du parc véhicules et engins (mise en place et tenue du tableau du parc de la ville, alerte des contrôles obligatoires, référencement des consommables, etc.)
* Gestion de la partie administrative de la DECI (renseigner Remocra, lien avec les propriétaires des parcelles privées sur lesquelles des hydrants se trouvent, etc.)

ACTIVITE 5 : GESTION ADMINISTRATIVE ET BUREAUTIQUE
* Assurer l'accueil téléphonique
* Traiter, suivre et classer les demandes des usagers liés notamment aux sinistres de voirie et à l'éclairage public
* Suivi des interventions des agents de la régie
* Rédiger des bons de commande et les transmettre aux entreprises
* Assurer l'enregistrement et le suivi du courrier de la collectivité
* Rédiger les projets de courriers

* Travail en bureau
* Contact avec le public
* Travail en équipe
* Permanences en binôme et participe au roulement d'accueil du public aux affaires générales

SAVOIRS :
* Bureautique
* Gestion administrative
* Organisation, méthode et processus
* Techniques d'accueil

SAVOIR-ETRE :
* Aisance relationnelle
* Autonomie
* Disponibilité
* Réactivité
* Rigueur
* Sens de l'organisation et de la méthode
* Discrétion professionnelle

SAVOIR-FAIRE :
* Instruction de dossiers
* Maîtrise des délais
* Maîtrise des outils bureautiques
* Techniques de rédaction
* Veille et anticipation règlementaire
* Gestion financière