Dipn 57 - Agent Chargé de la Gestion Administrative H/F - Ministère de l’Intérieur
- Metz - 57
- Fonctionnaire
- Ministère de l’Intérieur
Les missions du poste
Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales
- Gestion administrative et secrétariat
- Accueil téléphonique.
- Gestion, suivi et archivage des courriers entrants et sortants relatifs à la direction et à l'état-major départemental.
- Gestion, suivi et archivage numérique des éléments concernant le secrétariat.
- Gestion de la boîte mail, suivi et archivage des courriels liés au secrétariat de direction et à l'état-major.
- Organisation des réunions et événements
- Préparation des dossiers de réunion (réunions hebdomadaires, mensuelles ou ponctuelles).
- Organisation pratique des réunions et événements de la DIPN, du DIA et de l'état-major (envoi des invitations, réservation de salle, préparation logistique, réservation des hébergements et de la restauration si nécessaire).
- Suivi des plannings et des agendas
- Tenue de l'agenda OBM du directeur et du directeur adjoint.
- Gestion du planning des congés des membres de l'état-major départemental et de la direction.
- Gestion de la main courante des membres de la direction.
- Mise à jour et suivi des documents internes
- Mise à jour et mise en forme des documents relatifs à la DIPN et à l'état-major départemental (organigrammes, annuaires, cycles de travail...).
- Prise en compte des commandes de report de données et/ou de mise en forme (statistiques routières, suivi des armes, etc.).
- Rédaction et gestion des correspondances
- Rédaction, à la demande de la direction ou de l'état-major, de courriers, lettres de félicitations.
- Extraction simple de données à partir des logiciels ORUS, Accès Réservé, Vital, Dialogue.
Votre environnement professionnel
Composition et effectifs du service
Secrétariat mutualisé Direction et Etat-Major :
1 Secrétaire Administratif
2 Adjoints Administratifs
Liaisons hiérarchiques
La Directrice Interdépartementale de la Police Nationale de la Moselle
Le Directeur Interdépartemental Adjoint de la Police Nationale de la Moselle
Liaisons fonctionnelles
DIPN, Préfecture de la Moselle, autres directions de PN.
Le profil recherché
Vos compétences principale mises en oeuvre
Connaissances techniques :
avoir des compétences en informatique-bureautique : niveau maîtrise - à acquérir
connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis
Savoir-faire :
savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise - à acquérir
Savoir-être :
avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise- requis
savoir s'adapter : niveau pratique - requis
savoir communiquer : niveau maîtrise - requis