Assistant de Direction - Métropole Aix-Marseille-Provence Recrutements H/F - Fonction publique Territoriale

Assister le Directeur de pôle dans la gestion et l'organisation administrative du pôle.

Gérer et organiser le secrétariat du pôle et en particulier la tenue de l'agenda du Directeur du pôle

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle

Dans ce cadre et dans un souci d'optimisation et de gestion générale de l'activité, elle est amenée à tenir un rôle d'interface avec les pôles et autres directions de la DGD Mobilité Durables, Infrastructures et Voirie, ainsi que d'autres directions de la Métropole

Activités principales :
Gérer l'accueil téléphonique, l'agenda du directeur de pôle

Organiser des réunions de la direction de pôle

Organiser, assister et gérer au quotidien toutes les demandes du DGS, DGD, cabinet (organisation des réunions, diffusion de notes, réponses aux sollicitations...)

Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions, les fichiers et documents afférents, courriers, notes du directeur de pôle

Contrôler et piloter le suivi des courriers du Directeur de Pôle?

Gérer sous AIRMESS des courriers administratifs internes et externes du pôle : mise en forme des courriers et notes, rédaction des bordereaux de transmission, envois, préparation des parapheurs.

Gérer sous AIRMESS des documents liés au marchés? : DC4, certificats administratifs.

Activités secondaires :
Classement des fiches de projet

Planifier le calendrier des entretiens professionnels pour la direction de pôle. Mise à jour des fiches de poste et classement.

Vérifier l'ordre du jour des rapports pour les bureaux et conseils de Métropole. Editer les listes pour les commissions et instances délibératives

Compétences Métier :
Maîtriser les logiciels bureautiques? : Word, Excel et les logiciels métiers? : AIRMESS, DECADE, SATURNE, messagerie et agendas électroniques (OUTLOOK)

Posséder un très bon sens de l'organisation, de la planification et du classement.

Savoir s'exprimer oralement et rédiger

Maîtriser et mettre en ½uvre les techniques de secrétariat

Compétences transversales :
Connaitre l'organisation institutionnelle.

Préparer et organiser les réunions.

Rédiger les comptes rendus de réunions.

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et courriels

Esprit de synthèse

Compétences comportementales :
Qualités relationnelles

Autonomie

Disponibilité

Esprit d'équipe

Rigueur

Sens de l'organisation

Forte réactivité et adaptabilité

Discrétion

Respect de la confidentialité