Ddets 45 - Coordonnateur Budgetaire et Comptable H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

1. Repérage et suivi du volume de conventions à réaliser

- Analyse des besoins contractuels : Identifier les opérateurs nécessitant une convention ou un avenant, en lien avec les équipes internes.
- Élaboration d'un tableau de bord de suivi : Mettre en place et tenir à jour un outil (tableur ou logiciel dédié) permettant de recenser :
* les conventions à rédiger,
* leur état d'avancement (en cours, en attente de validation, signé, etc.),
* les échéances à respecter.
- Veille sur les échéances : Anticiper les délais pour éviter tout retard dans la contractualisation.
2. Finalisation des conventions et avenants à partir d'un modèle

- Utilisation de trames types : S'appuyer sur des modèles validés juridiquement pour rédiger les conventions et avenants.
- Adaptation aux spécificités de chaque opérateur : Renseigner les éléments variables (durées, montants, missions spécifiques, interlocuteurs, etc.), tout en veillant à la cohérence et à la conformité du document.
- Collaboration avec les services concernés : Solliciter les informations nécessaires auprès des chargés de mission, référents techniques ou services supports pour finaliser les documents.
3. Suivi du circuit de validation et de signature

- Organisation du circuit des parapheurs : Déterminer les étapes de validation internes et externes (opérateurs, Contrôle budgétaire, direction/préfète,).
- Transmission des documents : Envoyer les documents aux bonnes personnes dans le bon ordre.
- Relances et suivi des retours :
* S'assurer du respect des délais de signature,
* Relancer les destinataires en cas de retard ou d'absence de réponse,
* Vérifier la réception et l'archivage des versions signées.
- Archivage et traçabilité : Classer et enregistrer l'ensemble des documents signés dans les outils de veille documentaire dédiés.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
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CONNAISSANCES

Connaissances des règles de contractualisation dans le secteur public, notions de droit des contrats (N)
Connaissances bureautiques et outils de suivi (M)
Connaissances organisationnelles et méthodologiques (A)
Expérience préalable dans une collectivité, administration, établissement public ou association subventionnée (A)

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Rigueur et fiabilité (M)
- Autonomie (Savoir avancer seul sur les tâches confiées, tout en sachant solliciter les bonnes personnes en cas de doute) (M)
- Sens de l'organisation (Gérer plusieurs dossiers en parallèle sans se disperser, prioriser les tâches, structurer son travail et respecter les échéances) (A)
- Aisance relationnelle (Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés (opérateurs, services internes, direction..., être courtois, clair et synthétique, notamment dans les relances) (M)
- Réactivité (S'adapter rapidement aux demandes urgentes, et répondre rapidement (A)
- Discrétion et confidentialité (M)

Savoir-faire
- Savoir-faire techniques et administratifs (Rédiger des documents contractuels à partir de modèles types (conventions, avenants), en adaptant les données (montants, durées, bénéficiaires) sans altérer le cadre juridique) (M)

- Gérer un tableau de bord de suivi (Excel ou autre outil) pour suivre l'état d'avancement des conventions, identifier les blocages, relancer les parties prenantes (M)

- Savoir naviguer dans un environnement administratif (A)