Epmo Assistant - Assistante de Bibliothèque et de Documentation H/F - Etablissement Public du musée d'Orsay et du musée de l'Orangerie - Valéry Giscard d'Estaing (EPMO)

Missions et activités principales

Au sein des équipes du Centre de ressources et de recherches Daniel Marchesseau, la Bibliothèque et la Documentation constituent deux services cruciaux pour lesquels certaines tâches vont être mutualisées.

La mission de l'assistant / assistante consiste à assurer des tâches de coordination et de support général contribuant au bon fonctionnement des deux services au quotidien, tant du point de vue métier que du point de vue organisationnel et logistique.

1/ Fonctionnement logistique du service :
- Assurer le suivi des équipements communs des services (relation avec les services techniques, alimentation en consommables)
- Assurer la relation des deux services avec l'ensemble des autres directions de l'établissement en cas de problème de fonctionnement (problèmes liés au bâtiment, signalétique, sécurité, ménage, courrier...)
- Assurer l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec les chefs de service (base de suivi des arrivants, aménagement du poste de travail)
- Assurer la commande et l'approvisionnement en fournitures bureautiques (relations avec le magasin)
- Assurer la réception et le suivi du courrier et des colis
- Assister les chefs de service dans la mise en place de rendez-vous, notamment dans le cadre de la préparation du futur CRR
- Participer à la gestion des boites mails communes des deux services

2/ Coordination de tâches transverses propres au Centre de recherche et de ressources
- Assurer l'évaluation (en lien avec les bibliothécaires et documentalistes) et la commande des fournitures de conservation préventive
- Assurer le planning du service public aux lecteurs (permanences en salle)
- Participer au suivi des retours de dépôts et transferts de propriété avec le chargé des dépôts
- Gérer la base d'inscription des lecteurs (données statistiques de fréquentation et de consultation des deux salles de lecture, reverser les sujets de recherche dans les dossiers de correspondance. Ces tâches seront amenées à évoluer lors de l'ouverture du nouveau bâtiment du centre de ressources et de recherches (en 2027)
- Participer au suivi des dossiers de demande de consultation de fonds d'archives ou de documents patrimoniaux (transmettre le dossier aux chargés / chargées de collection et faire suivre les réponses aux lecteurs)
- Assurer l'organisation et la signalétique des magasins (dans les emprises actuelles)
- Participer à l'accueil des lecteurs
- Participer au classement de la documentation peinture et à l'alimentation des dossiers d'oeuvres pour l'ensemble des techniques
- Participer à la collecte des catalogues de vente et des fiches d'oeuvres passées en douane et leur ventilation

Connaissances
- Très bonne maîtrise des outils bureautique et en particulier de Microsoft Excel ou équivalent
- Excellente maîtrise des outils de planification de RDV, agenda, réunion, planification de visioconférence
- Connaissances sommaires des principes de la commande publique (devis, bons de commande, plateforme Chorus Pro...)
- Bonne connaissance des métiers de la documentation et des bibliothèques
- Connaissance des fournisseurs et des principes de bases des matériaux et fournitures de conservation préventive

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Savoir-faire
- Sens de l'organisation, de la gestion des plannings complexes
- Capacité à recherche et identifier les bons interlocuteurs au sein d'un grand établissement et à savoir maintenir d'excellente relations fonctionnelles avec des services dans d'autres directions
- Bonne pratique de la relation avec des fournisseurs dans et hors cadre des marchés publics
- Sens de la circulation de l'information
- Force de proposition et autonomie
- Aisance relationnelle et diplomatie
- Compréhension des enjeux institutionnels et des moyens opérationnels
- Idéalement maîtrise de l'anglais

Savoir-être (compétences comportementales)
- Excellentes capacités relationnelles, excellent contact avec le public
- Sens du service public et du travail en équipe
- Grande rigueur, autonomie, réactivité
- Capacité à prendre des initiatives
- Goût pour les nouvelles technologies
- Sens de l'organisation en fonction de contraintes, délais et objectifs

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :

Expériences significatives dans le domaine des musées et établissements culturels publics, plus spécifiquement au sein d'un musée, d'une bibliothèque ou d'un centre de documentation