Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Ass Sportive Ambaresienne

L?AS AMBARES est un club omnisports, composé de 21 sections sportives, 2 services transversaux, et plus de 2 600 adhérents, qui encourage et favorise l?accès à la pratique sportive sous toutes ses formes : initiation, découverte, loisir ou compétition. L?association compte plus de 30 salariés, administratifs et éducateurs sportifs, travaillant en étroite collaboration avec les bénévoles de l?association.Contexte de recrutement :
L'AS AMBARES est un club omnisports, composé de 21 sections sportives, 2 services transversaux, et plus de 2 800 adhérents, qui encourage et favorise l'accès à la pratique sportive sous toutes ses formes : initiation, découverte, loisir ou compétition. L'association compte plus de 30 salariés, administratifs et éducateurs sportifs, travaillant en étroite collaboration avec les bénévoles de l'association. L'assistant administratif évolue au sein du service administratif composé d'un directeur, d'un chargé de vie associative, d'une comptable avec qui il collabore au quotidien. Il évolue également avec les collaborateurs des services transversaux rattachés au siège.
L'assistant administratif entretient des échanges réguliers avec les éducateurs sportifs, les dirigeants et bénévoles de l'association mais aussi les services municipaux ou encore le « grand public » en recherche d'informations sur l'association. Il effectue ses missions avec respect et discrétion tout en assurant un reporting régulier à sa hiérarchie.

Missions :
L'assistant administratif apporte un appui transversal aux collaborateurs et aux dirigeants du club omnisports. Il assure l'interface entre les sections, les services, les adhérents et les partenaires. Par sa rigueur, sa polyvalence et sa posture facilitatrice, il contribue à la qualité du fonctionnement administratif, à l'image de l'association et à l'amélioration continue des processus.
Ses missions, évolutives au rythme de la saison sportive, se structurent autour des volets suivants :

>>> Gestion administrative et associative :
o Accueil téléphonique et physique du secrétariat, orientation des publics et renseignement sur les activités des sections ou services.
o Réception, traitement et envoi des courriers, mails, et documents administratifs.
o Suivi et mise à jour des bases de données de l'association (adhérents, sections, partenaires.).
o Aide à l'organisation des réunions statutaires (Comité Directeur, AG, commissions) : convocations, logistique, rédaction de comptes-rendus.
o Participation ponctuelle à des temps associatifs (réunions, événements, rentrée des sections.) en journée ou soirée.
o Collecte et suivi des dossiers liés au bénévolat (abandon de frais,.)
o Suivi des encaissements des chèques vacances, pass sport,.
o Appui administratif aux services transversaux : suivi des inscriptions, des règlements et relances adhérents.

>>> Appui logistique et opérationnel :
o Suivi des plannings d'occupation des salles mises à disposition des sections (foyer, salle après-match,.).
o Gestion des réservations internes (salles, matériel, véhicules) pour les entraînements, compétitions ou événements (tournois, stages, vide-greniers.).
o Suivi du véhicule de service, des équipements partagés et des consommables administratifs.

>>> Appui à la gestion des Ressources Humaines :
o Suivi administratif du personnel : cartes professionnelles, visites médicales, pièces administratives,.
o Suivi et préparation des conventions : prestation de service, apprentissage, coopération libérale,.
o Suivi des ordres de missions et note de frais des collaborateurs du siège et des services transversaux

Horaires de bureau - Travail en présentiel - réunions en soirées ponctuelles

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Connaissances en gestion sociale, administrative, Maîtrise des outils de bureautique (Pack Office), Capacités rédactionnelles et aisance orale,Organisation de procédures administratives, Accueil du public et traitement des demandes, Connaissance du milieu associatif

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités de clubs de sports

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.