Assistante de la Responsable des Agents des Écoles et des Remplaçants - Mairie de Gradignan H/F - Fonction publique Territoriale

Assistante de la responsable des agents des écoles et des remplaçants.

Missions principales :

1. Accueil et gestion administrative courante :
Accueil physique et téléphonique des agents des écoles et des remplaçants,
Réception, tri, traitement et diffusion du courrier,
Rédaction et mise en forme de courriers, notes et attestations diverses,
Classement et archivage des dossiers administratifs.

2. Assistance à la gestion du personnel des écoles :
Suivi des absences des agents (maladie, congés, autorisations d'absence, etc.),
Saisie et mise à jour des données dans les tableaux de suivi,
Transmission des informations aux services concernés (paie, remplacements...),

3. Organisation des remplacements et plannings :
Participation à la préparation et mise à jour des plannings des agents de renfort,
Suivi des besoins de remplacement en lien avec la responsable,
Appels téléphoniques pour mobiliser les agents remplaçants.

4. Aide administrative au service RH :
Soutien aux autres missions administratives du service RH (préparation de réunions, comptes rendus, suivi de dossiers divers),
Participation à la continuité du service en cas d'absence d'un collègue.

Savoirs :
Connaissance de base du fonctionnement des collectivités territoriales
Connaissance des procédures administratives RH appréciée

Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Capacité à prioriser les tâches et respecter les délais
Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques
Discrétion et respect de la confidentialité

Savoir-être :
Sens de l'accueil et de l'écoute
Rigueur, organisation et réactivité
Esprit d'équipe et adaptabilité