Assistant au Chef du Service de la Transformation H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
En qualité de secrétaire du Service de la Transformation de la gendarmerie nationale (STGN) et d'assistante du chef du service et du chef de service adjoint, vous assurez :
- La gestion de l'agenda du chef de service et la prise des rendez-vous, l'organisation de ses déplacements professionnels et la réponse aux appels téléphoniques,
- La prise en charge des aspects logistiques nécessaires au bon fonctionnement du service,
- L'enregistrement et le traitement du courrier, tant en version papier qu'en version électronique,
- La gestion de la documentation interne du STGN et son archivage informatique,
- La mise en forme d'écrits de service, au regard des éléments transmis par le chef de service, le chef de service adjoint, les chargés de mission et chefs de département,
- La rédaction de projets de courrier ou de documents administratifs,
- L'établissement de compte-rendus ou de relevés de décisions à l'issue des réunions,
- La veille et la gestion de la messagerie (orientation des sollicitations, priorisation des réponses et respect des échéances),
- La gestion de proximité, au plan des ressources humaines des personnels du STGN, en utilisant le progiciel Agohr@,
- Le suivi des visites médicales, des résultats des séances de tir et la validation des épreuves du contrôle de la condition physique des militaires,
- La tenue des dossiers administratifs des personnels du service dont le suivi administratif des ordres de mission individuel (OMI),
- Le suivi de la gestion des crédits budgétaires du service (fonctionnement, déplacements, réserves, formations, relations publiques),
- La préparation des séminaires,
- L'accueil des visiteurs.

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Créé à l'été 2020, le Service de la transformation a pour objectif prioritaire de piloter l'exécution du plan stratégique du directeur général de la gendarmerie nationale avec une vision transverse et actualisée des projets de transformation.

Composition et effectifs du service
Le service de la transformation se compose de trois départements spécialisés chacun dans leur domaine : la prospective et l'innovation, l'accompagnement de la transformation, l'administration des données. Le chef de service et son adjoint sont appuyés par un pôle de chargés de mission.
L'effectif du service est de 29 personnels.

Liaisons hiérarchiques
N+1 : chef de service adjoint
N+2 : chef de service
Le secrétariat est composé de 2 personnels : 1 agent de catégorie B, chef du secrétariat, et 1 personnel du corps militaire de soutien, adjoint au chef de secrétariat.

Liaisons fonctionnelles
Le secrétariat du service de la transformation est en contact avec le cabinet du directeur général de la gendarmerie nationale, les directions et services, les formations administratives de la gendarmerie, ainsi que les services ministériels et extérieurs en relation avec le service de la transformation.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
à aquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique
Avoir des compétences budgétaires et comptables
Savoir-faire
Savoir s'organiser
Savoir travailler en équipe
niveau initié
Savoir rédiger
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
savoir s'adapter
niveau maîtrise
savoir accueillir
niveau pratique
requis

Vos perspectives : Evolution vers des fonctions analogues à un échelon supérieur ou vers d'autres postes à dominante ressources humaines ou budgétaire au sein d'une sous-direction, en administration centrale ou déconcentrée.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans