Gestionnaire de Formation Continue H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSIONS
En lien avec les responsables des activités de formation concernées, accueillir, informer et gérer administrativement les usagers, futurs stagiaires et stagiaires des portefeuilles d'activités confiés. Gérer leur scolarité et les financements liés à leurs statuts Formation Continue (FC).
Gérer la logistique de formation et l'administration de l'équipe d'enseignants.
Ponctuellement, assurer un appui administratif et logistique aux activités de la Direction (DFIP).

ACTIVITES
- Accueillir et informer tous les publics Formation Continue sur l'offre et plus particulièrement celle de ses portefeuilles d'activités,
- Procéder à une première analyse de la demande : écouter, analyser, orienter, formaliser et donner suite à la demande,
- Assurer l'accompagnement de proximité des stagiaires, des prestataires et des intervenants,
- Mettre à jour les données relatives à l'actualité formation de son portefeuille d'activités (site web, plaquettes...),
- Mettre en oeuvre les actions de formation d'un point de vue logistique : réservation, ouverture et préparation des salles, mise à disposition du matériel,
- Assurer le suivi qualitatif et quantitatif des actions de formation : mesure de l'absentéisme et relance associée, en lien avec le ou la responsable formation,
- Préparer, recueillir et analyser les évaluations de formation,
- Participer à l'animation de l'équipe pédagogique,
- Garantir la saisie des données dans le système d'information (FCA Manager),
- Reporter et mettre à jour les tableaux de bord : assurer la saisie des tableaux de bord sous la responsabilité du ou de la responsable formation,
- Assurer la gestion administrative quotidienne des actions de formation : candidatures, inscriptions, contractualisation ou conventionnement, gestion des différents financeurs, facturation des actions de formation selon les règles propres à chaque financeur et chaque dispositif de financement, gestion des plannings, réservation des ressources nécessaires, rémunération des intervenants...
- Assurer la gestion de scolarité quotidienne de l'activité : inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, suivi et saisie des notes et des résultats, préparation des jurys de diplômes, édition des diplômes,
- Participer activement au développement de la polyvalence et à l'échange de bonnes pratiques entre les gestionnaires de Formation Continue,
- Actualiser les procédures relatives à son domaine d'intervention,
- Assurer la gestion de l'agenda et l'organisation de réunions,
- Assurer la réservation de salles, matériels, fournitures, pour les activités et en lien avec les manifestations couvertes par la DFIP,
- Assurer le traitement du courrier, la préparation des dossiers et la transmission des parapheurs,
- Assurer la rédaction et à la diffusion de comptes-rendus de réu

COMPETENCES PROFESSIONNELLES

Savoirs :

Connaître les missions principales de l'Université,

Connaître la réglementation générale de la Formation Continue,

Avoir des connaissances administratives et comptables.

Savoir-faire :

Être capable de gérer un processus administratif et financier en autonomie et dans le respect des règles,

Maîtriser de manière avancée les outils informatiques et bureautiques (courants et plus spécifiques à l'activité),
Afficher la suite
Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative, maîtrise des normes rédactionnelles,

Faire preuve d'une expression écrite et orale de qualité,

Travailler en équipe et de manière transversale, y comprisau sein d'une direction,

Rendre compte de son activité, chercher, trouver et restituer les informations,

Accueillir, renseigner, orienter tout type de public, analyser une demande.

Savoir-être :

Excellent relationnel, capacités d'adaptation aux interlocuteurs et aux situations, sens de la discrétion et de la confidentialité, rigueur et organisation, disponibilité, curiosité et réactivité, polyvalence et force de proposition.