Chargé d'Accueil et Administration - l'Ile-Saint-Denis H/F - Fonction publique Territoriale

Accueillir un public divers et intergénérationnel (séniors, jeunes, parents, usager.ères)
Informer et orienter les usagers.ères
Apporter un appui administratif et financier sur la gestion de l'Ecole des Arts
Apporter un appui dans la mise en place des programmes d'actions culturelles sur la ville en lien avec le programme du Théâtre Jean Vilar, de l'Ecole des Arts et de la Galerie Longue Vue

Missions :

Participer à l'organisation de la gestion administrative
Gérer la réservation des salles et tenue à jour (hebdomadaire) du planning de l'équipement
Effectuer le suivi du secrétariat, de l'administration et de la comptabilité de l'Ecole des Arts
Aider à l'organisation des activités
Garantir la qualité de l'accueil, de l'image renvoyée par la structure et la bonne orientation interne et externe des usager.ères

Missions d'accueil : accueil physique, téléphonique et renseignements du public, information des usager.ères, création et mise à jour d'outils d'amélioration de la gestion de l'Ecole.

Missions administratives :
Gestion et suivi du planning des professeurs de l'Ecole des Arts, des événements organisées par le pôle culture
Gestion et suivi des inscriptions des élèves de l'Ecole des Arts
Gestion et suivi des fournisseurs (demande de tiers, bons de commandes, suivi des paiements)
Suivi de l'absentéisme des élèves
Mise en place de catering, préparation des réunions, mise à jour des outils de suivi et des répertoires de coordonnées
Classement, archivage, appui à la responsable de l'action culturelle dans la préparation des grands événements (relance téléphonique, tâche administrative,)
Relation avec les professeurs, information et coordination de leurs besoins logistiques et administratifs

Connaissance de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
Savoir-être :
- Grande disponibilité (souplesse d'horaires, interventions certains week-ends et en soirée),
- Réactivité,
- Organisation et rigueur,
- Sens de la communication et de l'écoute,
- Qualités relationnelles et diplomatie,
- Sens du travail en équipe et en transversalité,
- Aptitude à la négociation.

Spécificités du poste :

1607H annuelles et 37h30 hebdomadaires selon les horaires d'ouverture de l'accueil de l'Ecole des Arts, Régime de travail en vigueur/ travail du mardi au samedi (horaires variables)
Compétences techniques
Bonne connaissance des Collectivités territoriales et du statut de la Fonction Publique Territoriale

Rémunération : Statutaire / I.F.S.E. / Prime annuelle / Prévoyance / Participation mutuelle / Comité des ½uvres sociales