Secrétaire Polyvalente H/F - Assoc Internes Hopitaux Civils

Le travail des secrétaires de l'internat de médecine (au nombre de 2) est divers :

GESTION ADMINISTRATIVE
aide comptable avec suivi des facturation,
gestion du recrutement ponctuel du personnel,
gestion des cotisation des adhérents,
conseil et assistance aux internes sur leur formation (gestion des dossiers d'inter-CHU, de disponibilité et d'ouverture de postes),
organisation annuelle de l'accueil de la nouvelle promotion d'internes,
suivi des dossiers (stages, couverture assurance professionnelle, collaboration étroite avec le CHU (chefs de services et administration), avec l'ARS et la faculté de médecine,

ORGANISATION ASSOCIATIVE
aide à l'organisation d'événements annuels (gala, Noël des enfants, kermesse, weekend d'intégration) avec gestion des inscriptions et des paiements, présence aux soirées organisées par l'association tous les 2 ou 3 mois et contrôle de l'accès, aide à l'organisation des repas améliorés tous les 2 mois environ, gestion des stocks de petit déjeuner, gestion de la billetterie culturelle et sportive

GESTION HEBERGEMENT/BâtimentS
gestion de l'hébergement sur les deux sites (états des lieux, remise des clés, gestion des espaces privés associatifs),
travail collaboratif avec le personnel responsable de la sécurité ou des cuisines,
participation aux réunions concernant les bâtiments de l'internat (sécurité, travaux à venir).

Votre site de travail est sur le site de Purpan et est partagé avec notre secrétaire en place.
Il vous sera demandé de vous rendre une fois par semaine sur le site de Rangueil également avec les mêmes horaires (9h-17h).
Le télétravail n'est pas actuellement en cours dans l'association et n'est pas envisagé.
Votre présence aux soirées étant demandée, il vous arrivera de travailler de nuit environ 1 fois tous les 2 à 3 mois.

/////// MERCI DE COMPLETER VOTRE CV AVEC UNE LETTRE DE CANDIDATURE MANUSCRITE ////

Experience : 12 Mois - SUR AVICITE SIMILAIRE

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Travail en autonomie, Relation avec l'administration, Connaissance du parcours médical (internat), RESISTANCE AUX SOLLICITATIONS MULTIPLES

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.