Assistant - Assistante de Direction H/F - Universite Cote d Azur

Nous recherchons notre futur/future Assistant/e de Direction !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

Secrétariat général et de scolarité :
Accueil physique et téléphonique des usagers, diffusion d'informations et orientation ;traitement des demandes reçues via les courriels et la plateforme « assistance en ligne »
Gestion des dossiers de candidatures des étudiants sur les plateformes eCandidat, Mon Master ; suivi des transferts
Contrôle et suivi des inscriptions pédagogiques, saisie des cas particuliers, contrôle des inscriptions administratives des étudiants
Planification des cours et gestion des groupes ;
Gestion, saisie et suivi des emplois du temps et des salles ; organisation matérielle des examens
Modélisation des modalités de contrôle des connaissances dans le logiciel de gestion
Collecte, saisie des notes et contrôle
Elaboration des documents préparatoires à la constitution des jurys, préparation des calendriers des jurys et des convocations
Création des maquettes des procès-verbaux de délibérations et des relevés de notes
Gestion du suivi des jurys : demander la clôture des délibérations et transmettre les modifications éventuelles et la rectification d'erreur(s) matérielle(s) le cas échéant
Remise des diplômes, attestations de réussite, relevés de notes
Gestion des conventions de stages et des soutenances de mémoires
Suivi des heures de présence des formations en alternance et formation continue
Suivi des tâches administratives générales (classement, archivage, courrier)
Appui à la gestion des déplacements

Activités d'appui au pilotage général :
Préparation administrative des réunions
Mise à jour du calendrier institutionnel de l'Institut
Participation à l'organisation des activités scientifiques de l'IdPD et de ses Chaires
Gestion des bases de données et tableaux de bord
Contribution à l'amélioration continue de la communication interne et externe de l'Institut

ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
Une bonne connaissance de l'environnement professionnel et de la structure universitaire
Une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Une bonne connaissance des règles et des procédures administratives en particulier en matière de gestion des études et de la vie étudiante

Vous maîtrisez :
Les outils informatique (Pack Office) et logiciels spécifiques (Apogée, e-candidat, Mon Master, ADE)
L'expression orale et écrite ainsi que les techniques d'accueil des usagers

Vous êtes en capacité :
D'exécuter des tâches de gestion relatives au secrétariat, à la scolarité et à l'administration générale
De faire preuve d'adaptabilité, d'organisation, de relationnel et de rigueur

Rémunération et avantages sociaux :

Rémunération contractuels (hors variables) : à partir de 1 538,46 € nets (avant PAS), selon profil
Congés : 45 jours de congés annuels
Télétravail : jusqu'à 2 jours/semaine
Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.