Assistante Gestionnaire de Proximité RH H/F - Nantes Métropole

Sous l'autorité de la directrice de quartier, vous contribuez aux missions d'assistance de la direction de quartiers : accueil et information, appui au fonctionnement général. Vous contribuez aux fonctions RH et numériques de proximité, en appui au management et à la cellule de gestion et aux fonctions Finances de proximité en lien avec la réalisation des actions pilotées par la direction de quartiers. Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :
Accueillir, informer et orienter les partenaires, acteurs et habitants des quartiers :Accueil physique et téléphonique de la DQ : accueil et orientation des acteurs et habitants vers les bons interlocuteurs et/ou dispositifs
Diffusion et relais d'informations via les différents canaux (téléphone, mail, en vis-à-vis...) auprès des interlocuteurs : partenaires, des habitants, porteurs de projets, associations, collectifs...
Assister la direction de quartier dans son fonctionnement général :
Organisation de réunions, RDV : mise à l'agenda, envoi invitation, réservation salle et organisation logistique
Réalisation de compte-rendus de réunions ou autre document
Appui à la gestion de proximité des ressources humaines :Diffusion/ distribution de documents : bulletins de paie...
En appui au N+1, contribution à la mise en oeuvre des procédures RH : appui au parcours d' accueil et accompagnement des nouveaux agents (impression document, organisation RDV...), suivi emploi et formation, déploiement des campagnes annuelles (demandes de temps partiels, alimentation des CET, entretiens professionnels...), organisation et suivi des visites médicales...
En appui et sous couvert du N+1, sur la gestion Fonction de gestionnaire du temps du travail (e-temptation) : relais des informations de et à la cellule de gestion (déclaration des heures supplémentaires, suivre et contrôler les différents régimes horaires selon le poste occupé, les autorisations d'absences)
Gestion de proximité des locaux et matériels :Gestion des locaux et de l'environnement de travail pour l'équipe
Gestion des fournitures administratives et alimentaires
Gestion du matériel de l'équipe (vélo, matériel vidéo, matériel aller-vers, mobilier...)
Référent du parc informatique et des installations informatiques de sa direction.
Appui à la Gestion de proximité des finances :
Participation au process comptable pour les opérations directement gérées par la DQ : réceptionner et/ou contrôler les devis, réaliser pour édition des bons de commande, contrôler et traiter les factures
Contrat avec possibilité de prolongation

Vous avez des connaissances de l'organisation et du fonctionnement général de la collectivité et une très bonne connaissance de l'organisation DG CITÉS et de la direction de quartiers d'affectation.

Vous portez un intérêt pour les démarches de concertation, les actions dans les quartiers, les initiatives d'habitants et de collectifs citoyens.

Vous connaissez le cadre réglementaire, les procédures et règles internes relatives à la préparation et l'organisation démarches de concertation, de temps de rencontres avec les citoyens.

Vous avez des connaissances de base en gestion finances et RH.

Vous maitrisez la posture et les techniques d'accueil, de diffusion et relais de l'information ainsi que de fonction ressources et support au service de la mise en oeuvre des activités de son entité.

Vos capacités à apporter un appui logistique et matériel dans l'organisation et le déroulement d'actions, de réunions dans les quartiers sont reconnues.

Votre capacité à mettre en oeuvre des techniques, règles et procédures budgétaires et comptables sont appréciées.

Méthodique et organisé.e, votre sens du travail en équipe et dans un cadre partenarial est apprécié.

Vous savez travailler dans le respect et avez le goût et le sens du contact avec les habitants.

Vos capacités à vous adapter à tout type d'interlocuteurs et à gérer les priorités de la direction et gérer les urgences et les aléas sont un véritable atout.