Assistant - Assistante de Direction H/F - Epa Helen Keller

L'EPA Helen KELLER est un établissement public autonome qui accueille et accompagne des enfants et des adultes en situation de handicap de 0 à 60 ans, sur différents services. Nous sommes situés au Havre et nous intervenons sur le Territoire de Démocratie Sanitaire.

Description du poste

L'Assistant.e de direction (F/H) apporte une aide permanente à la cheffe d'établissement en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
L'Assistant.e de direction aide à la planification et au suivi des sujets en cours qui relèvent du pilotage de l'équipe de direction.
Le poste est situé au siège de l'EPA Hélèn Keller. L'Assistant.e de direction coordonne les 10 secrétaires de sites.

Conditions requises :

Diplôme (niveau V) administratif ou formation dans l'assistanat de direction
Maîtrise du Pack Office et appétence pour les outils informatiques
Maîtrise des technologies d'information et de communication
Expérience sur un poste similaire en établissement public médico-social ou de santé est fortement souhaitée.
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, de manière transversale et en autonomie
Discrétion professionnelle requise

Ses missions :

Organisation de la vie professionnelle de la Directrice :
Organisation de l'agenda et prise de rendez-vous pour la Directrice;
Rappel des informations importantes et transmission des messages;
Organisation des instances et rédaction des compte-rendu d'instances en lien avec la Directrice;
Contrôle des données / documents;
Gestion administrative relative au domaine d'activité;
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Suivi des projets et activités de la direction :
Participation à la vie institutionnelle (CODIR, instances, COPIL,.) et à la continuité de service;
Réaliser le tableau des gardes de direction pour validation;
Analyse du contexte et priorisation des actes de secrétariat;
Gestion de la relation avec les partenaires externes / internes;
Coordination des secrétariats de service

Date du contrat
CDD 1 an - Mutation - Détachement à pourvoir le 01/09/2025

Quotité
100% - 39h00 hebdomadaires

Statut
Contractuel de la Fonction Publique Hospitalière ou Fonctionnaire Titulaire

Candidature à adresser :
CV et lettre de motivation à l'attention de Madame la Directrice : ****@****.**

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.