Gestionnaire de Scolarité H/F - Universite D'aix Marseille

Avec ses 74 000 étudiants, 8 000 personnels, 130 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes de recherche, et un budget de 750M ?uros, Aix-Marseille Université se positionne au premier rang des universités françaises et francophones.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France sont couverts.
Aix-Marseille université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.L'UFR Sciences, une composante multisite, regroupe plusieurs services dédiés à l'organisation et à la gestion des filières d'enseignement. Le service scolarité de site collabore étroitement avec les responsables pédagogiques, les services universitaires liés à la vie étudiante (RI, BVE), les enseignants, ainsi que les autres services scolarité de l'UFR.

Missions principales :
Le gestionnaire de scolarité F/H assure les actes administratifs et de gestion relatifs à la scolarité des étudiants tout en jouant un rôle clé dans la circulation de l'information entre les différents acteurs (étudiants, enseignants, administration).

Vos responsabilités :
Accueil, information et orientation des étudiants (physique, téléphonique, électronique).
Gestion administrative des inscriptions administratives (IA), pédagogiques (IP) et des processus de recrutement (Commission pédagogique, e-candidat).
Organisation et suivi des transferts, emplois du temps et conventions de stage.
Coordination des examens et jurys : collecte des sujets, gestion des copies, saisie des notes, organisation des jurys.
Édition et délivrance des documents administratifs (attestations, relevés de notes, etc.).
Soutien logistique : reprographie, classement, archivage.
Interface entre l'équipe pédagogique et les étudiants.

Conditions particulières d'exercice :
polyvalence pour assurer les missions des collègues en cas d'absence.
Astreintes obligatoires durant certaines périodes (examens, inscriptions administratives).

Profil
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel).
Maîtrise des missions en gestion administrative et pédagogique.
Capacité à organiser et archiver les documents.

Qualités humaines :
Autonomie, discernement et sens de l'initiative.
Capacité d'adaptation et de travail en équipe.
Excellentes aptitudes relationnelles et maîtrise de soi.
Disponibilité et sens des responsabilités.

Pourquoi nous rejoindre ?
Intégrez une équipe dynamique au coeur de la vie universitaire, où votre engagement et vos compétences contribueront directement à l'accompagnement des étudiants et à la réussite des projets pédagogiques.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Assistant de gestion et d'administration d'entreprise, Bureautique et outils collaboratifs, Environnement administratif, institutionnel et politique, Guide des bonnes pratiques de l'organisation, Techniques de secrétariat, Utilisation de logiciels spécialisés, Contrôler la conformité des données, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Diffuser une information, une publication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.