Responsable Administratif - Responsable Administrative des Ventes H/F - Pôle Emploi

Sous la Responsabilité du Directeur Général, assurer le suivi des clients et de leurs commandes en collaboration avec les services de production et la Direction Commerciale. Être le support du Directeur et de l'équipe en place dans le traitement journalier des dossiers administratifs et commerciaux. Assurer le relais d'informations entre les différents services et avec le siège notamment le service comptabilité et RH.
GESTION ADMINISTRATIVE

- Assurer le suivi administratif du site dans son ensemble
- Être le support et le relais entre les différents services du site et du siège

GESTION COMMERCIALE ET SUIVI CLIENTS

- Remonter les informations nécessaires : client, qualité, livraisons...
- Tenir informés les commerciaux et la Direction Commerciale du suivi des clients
- Collaborer efficacement avec les autres services de l'entreprise afin d'assurer un service optimal au client
- Mise à jour et paramétrage de l'ERP
- Veiller à optimiser l'exploitation de l'outil informatique

GESTION DU PERSONNEL

- Travailler en étroite collaboration avec le Service RH du siège
- Accueillir et gérer administrativement le personnel intérimaire,
- Organiser et suivre les visites médicales (visites annuelles, visites de reprises.)
- Participer à certains entretien d'embauche/relation Pôle emploi, présélection des candidatures
- Saisir les fiches horaires du personnel sur fichier Excel et l'ensemble des données pour l'établissement des bulletins de paie par le service compétent
- Suivre les plannings et les congés du personnel
- Mettre en place les élections de CSE

GESTION DES COMMANDES

- Gérer la prise de commandes (téléphone, fax.) et participer au développement des ventes
- Assurer la facturation et son contrôle
- Renseigner les clients et mettre en avant les nouveaux produits
- S'assurer que les livraisons soient réalisées dans les délais
- Saisir avec rigueur, générer et éditer les éléments nécessaires à la livraison et la facturation (états de production, livraison, bon de préparation, bons de livraisons, bons de retour...)
- Assurer le pointage des BL
- Etablir un bon relationnel avec les clients afin de développer la relation commerciale, trouver une solution rapide et efficace pour le satisfaire (problème qualité, problème de transport.)
- Participer aux activités commerciales et d'accueil de l'entreprise
- Apporter des renforts ponctuels aux différents services de l'entreprise
- Créer les comptes clients en respectant la procédure et en collaboration avec l'administration des ventes
- Mise à jour des codes articles et tarifs (création, modification, suppression)

Experience : 4 An(s)

Compétences : Analyse de données expérimentales, Gestion des commandes et des inventaires, Elaborer des procédures administratives ou comptables, Expliquer et faire respecter les règles et procédures

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Fabrication industrielle de pain et de pâtisserie fraîche

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.