Assistant Administratif Polyvalent H/F - Mistras Group Sas

MISTRAS Group Inc. compte 6.000 collaborateurs dans le monde et est le leader mondial en contrôle non destructif, inspection et instrumentation. Fort de ses 40 ans d'expérience en France, de ses 450 collaborateurs et de ses 12 implantations, MISTRAS Group SAS, filiale française, est un acteur majeur dans ce secteur.
Nous nous engageons dans la lutte contre les discriminations et pour l'égalité professionnelle F/H. Toutes les fonctions et les intitulés figurant dans ce document se déclinent au féminin comme au masculin.

DESCRIPTION DU POSTE :

MISTRAS Group SAS recrute pour son Agence Méditerranée basée à Martigues (13) un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) H/F.
Vous souhaitez rejoindre un groupe dynamique, innovant, doté d'une expertise reconnue, en occupant un rôle central en termes d'organisation et de support, alors ce poste est fait pour vous !

Descriptif du poste :
Directement rattaché(e) à la Direction de l'agence et/ou à l'Assistante de direction de l'Agence et en étroite collaboration avec les autres assistantes du site, vous êtes en charge d'assurer l'interface entre les différents services et le traitement des tâches de gestion d'ordres administratives, commerciales et opérationnelles.

Principales activités :
- Gestion des affaires courantes de l'Agence : organisation des déplacements professionnels, accès aux sites ;
- Assurer la saisie des données dans IFS (logiciel de gestion) : création des Bons de Travaux, saisie des feuilles d'heure, saisie des Notes de Frais, etc. ;
- Contrôle des commandes clients par rapport aux devis communiqués ;
- Gestion des fournisseurs : demandes d'achats, réception de commandes, suivi des factures fournisseurs ;
- Tenue des dossiers d'affaires et archivage des dossiers clients ;
- Facturation des clients, validation par le chargé d'affaires et suivi du paiement des factures
- Relance clients si problème paiement ou attente commande
- Rapports financiers : traitement de divers rapports pour le suivi d'activité
- Alerte sur dossiers litigieux
- Relance chargée d'affaires et/ou Directeur d'agence pour les dossiers en attente de facturation
- Interface avec le service financier du siège
- Saisie des feuilles d'absence dans le planning, envoi des feuilles au siège et classement ;
- Assurer la gestion administrative des dossiers de formation : inscription, commande, convocation, suivi des échéances, etc. ;
- Assurer la gestion des visites médicales des salariés ;
- Effectuer la frappe et la mise en forme des rapports techniques et ou procédures spécifiques à destination de nos clients ou autres documents suivant les demandes ;
- Est en charge de l'archivage des informations de l'Agence dans la base de données interne, du classement et de la bonne tenue des dossiers ;
- Assurer un rôle d'accueil et d'interface au sein de l'Agence ; organisation d'événements, salons, formations. dans les locaux interne ou externe
- Assurer le standard téléphonique.
- Rédaction de divers courriers

PROFIL :
Titulaire d'une formation de type Bac +2 en Gestion des Entreprises et des Administrations, Assistanat de managers, Gestion PME, PMI, etc., vous justifiez par ailleurs d'une expérience de 5 ans minimum (alternance et stage considérés) sur une fonction similaire idéalement dans un secteur industriel et / ou technique. Des notions en comptabilité seraient appréciées.
Votre polyvalence associée à votre sens de l'organisation et du travail en équipe vous permettra d'être à l'aise dans la réalisation de vos différentes tâches. Votre autonomie et votre rigueur seront de précieux atouts.

Aptitudes :
Autonome, rigoureux(se) et volontaire
Appétence pour les chiffres
Bon relationnel
Respect de la confidentialité
Bonne capacité d'adaptation
Excellente communication orale et écrite
Maîtrise du Pack Office (Excel, Word), la connaissance d'un ERP serait appréciée

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Analyses, essais et inspections techniques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.