Responsable Adjoint - Mairie de Harnes H/F - Fonction publique Territoriale

Adjointe à la Responsable du Service Administration Générale
Responsable du service des archives

Responsable des archives :
Collecter des archives et les répertorier,
Trier les archives à conserver et celles à détruire,
Établir des méthodes de classification des documents,
Garantir la conservation des documents archivés, les protéger d'éventuelles détériorations ou de tout acte de malveillance,
Recherches auprès du public : institutions, généalogistes...
Conseiller la gestion de documents auprès des services
Rendre accessibles les archives, sous forme numérique
Mise en place d'une arborescence de classification : Analyser et référencer les données à archiver
Organisation de la numérisation des documents
Utilisation d'un système d'archivage électronique
Adjoint à la Responsable du Service :
Titres sécurisés :
Vérification des pièces justificatives des demandes de titres sécurisés
Traitement des demandes de titres sécurisés.
Gestion des recueils complémentaires des CNI-PASSEPORTS,
Remise des titres sécurisés.
Etat-civil :
Enregistrements PACS,
Préparation des dossiers de mariages, parrainages civils,
Rédaction des actes : Mariages, reconnaissances, changements de nom
Transcription les mentions marginales : RC, actes notoriété, divorce...
Délivre les actes de l'état-civil
Funéraire
Elaboration des actes de décès
Enregistrement d'achats de concessions sur requiem opus
Elections
Traitement des dossiers d'inscription électorale (d'office, volontaires, mutations...)
Enregistrement des procurations...

Accueille, oriente, renseigne le public.
Représente l'image de la collectivité auprès des usagers
* Veille juridique (archives-état-civil)
* Bonne connaissance des secteurs suivants : informatique, documentaire, archivage, dématérialisation, gestion documentaire.
* Capacité d'organisation, suivi des dossiers
* Aisance rédactionnelle
* Aisance verbale
* S'adapter aux publics de cultures différentes
* Conserver la neutralité et l'objectivité face aux situations
* Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair
* Gestion de l'affichage,
* Gestion du planning des rendez-vous des titres sécurisés
« Les savoir-être »
* Esprit d'initiative
* Bonne présentation et disponibilité
* Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve