Assistant - Assistante de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Nous recherchons notre futur/future Assistant/e de Direction !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.Vos missions :

Secrétariat général et de scolarité :
- Accueil physique et téléphonique des usagers, diffusion d'informations et orientation;traitement des demandes reçues via les courriels et la plateforme « assistance en ligne »
- Gestion des dossiers de candidatures des étudiants sur les plateformes eCandidat, Mon Master; suivi des transferts
- Contrôle et suivi des inscriptions pédagogiques, saisie des cas particuliers, contrôle des inscriptions administratives des étudiants
- Planification des cours et gestion des groupes;
- Gestion, saisie et suivi des emplois du temps et des salles; organisation matérielle des examens
- Modélisation des modalités de contrôle des connaissances dans le logiciel de gestion
- Collecte, saisie des notes et contrôle
- Elaboration des documents préparatoires à la constitution des jurys, préparation des calendriers des jurys et des convocations
- Création des maquettes des procès-verbaux de délibérations et des relevés de notes
- Gestion du suivi des jurys : demander la clôture des délibérations et transmettre les modifications éventuelles et la rectification d'erreur(s) matérielle(s) le cas échéant
- Remise des diplômes, attestations de réussite, relevés de notes
- Gestion des conventions de stages et des soutenances de mémoires
- Suivi des heures de présence des formations en alternance et formation continue
- Suivi des tâches administratives générales (classement, archivage, courrier)
- Appui à la gestion des déplacements

Activités d'appui au pilotage général :
- Préparation administrative des réunions
- Mise à jour du calendrier institutionnel de l'Institut
- Participation à l'organisation des activités scientifiques de l'IdPD et de ses Chaires
- Gestion des bases de données et tableaux de bord
- Contribution à l'amélioration continue de la communication interne et externe de l'Institut

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
- Une bonne connaissance de l'environnement professionnel et de la structure universitaire
- Une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Une bonne connaissance des règles et des procédures administratives en particulier en matière de gestion des études et de la vie étudiante

Vous maîtrisez :
- Les outils informatique (Pack Office) et logiciels spécifiques (Apogée, e-candidat, Mon Master, ADE)
- L'expression orale et écrite ainsi que les techniques d'accueil des usagers
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Vous êtes en capacité :
- D'exécuter des tâches de gestion relatives au secrétariat, à la scolarité et à l'administration générale
- De faire preuve d'adaptabilité, d'organisation, de relationnel et de rigueur