Assistant de Direction - Communauté d'Agglomération de l'Etampois Sud Essonne H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du directeur du pôle des enseignements artistiques, l'assistant de direction assure l'accueil des usagers, la gestion administrative des inscriptions et de la scolarité, ainsi que l'organisation de la scolarité pour le Pôle des enseignements artistiques.

Il intervient aussi bien pour les activités musicales que pour les activités plastiques.

Il assiste la direction dans la mise en ½uvre administrative et pédagogique des activités du pôle, en soutien aux équipes pédagogiques et aux usagers.

1. Accueil et information du public
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des élèves, familles, professeurs et partenaires extérieurs.
* Analyser la demande des usagers pour orienter et transmettre efficacement l'information aux interlocuteurs concernés.
* Jouer un rôle de premier niveau d'information sur les activités musicales et plastiques proposées par le pôle.
2. Gestion administrative des activités
* Prise en charge des inscriptions administratives et pédagogiques des élèves : enregistrement des dossiers, saisie informatique des données, contrôle des pièces justificatives.
* Mise à jour régulière des bases de données des élèves et des activités.
* Rédaction et dactylographie des documents administratifs nécessaires : courriers, tableaux, plannings, bilans, attestations.
3. Soutien au fonctionnement interne
* Faciliter les tâches administratives de la direction pour permettre le pilotage pédagogique et artistique.
* Préparer les documents administratifs nécessaires aux réunions, aux projets artistiques ou aux bilans d'activités.
* Participer au suivi administratif des activités liées aux projets pédagogiques et de diffusion des départements musique et arts plastiques.

SAVOIRS ET CONNAISSANCES :
* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, logiciels de gestion administrative et logiciels métiers).
* Connaissance des principes d'accueil du public dans un établissement d'enseignement artistique.
* Bases en gestion administrative, facturation et suivi de scolarité.

SAVOIR FAIRE :
* Capacité à organiser efficacement l'activité administrative au quotidien.
* Rigueur dans la gestion des dossiers et respect des procédures internes.
* Aptitude à filtrer, reformuler et transmettre l'information de manière claire et adaptée.

SAVOIR ÊTRE :
* Sens de l'accueil et du service public.
* Discrétion et respect de la confidentialité.
* Patience, disponibilité et diplomatie dans la relation avec les usagers.
* Adaptabilité et esprit d'équipe pour travailler avec les enseignants, les usagers et les services de la collectivité.

SPECIFICITES DU POSTE :
* Horaires principalement en journée du lundi au vendredi (avec aménagement possible selon les nécessités du service).
* Mobilité ponctuelle pour des tâches administratives sur l'ensemble du territoire intercommunal.
* Travail en autonomie avec reporting régulier à la direction.

Pour tout renseignement complémentaire concernant le poste, vous pouvez contacter : Monsieur Pierre GIRARD, Directeur du Conservatoire
Mail : ****@****.**
Tél : **.**.**.**.**

Informations diverses :
- Ouvert aux fonctionnaires ou à défaut aux contractuels,
- Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emplois des rédacteurs ou adjoints administratifs territoriaux + IFSE + CIA + prime annuelle
- Avantages : participation aux mutuelles labellisées à hauteur de 50 % en moyenne, existence d'un contrat groupe prévoyance à adhésion facultative (avec participation), CNAS
- Temps de travail : 1 607 heures annuelles - 38 h 20 hebdomadaires
(25 CA et 18,5 RTT)