Secrétaire Pédagogique - Inspe Toulouse Occitanie-Pyrénées - Site de Tarbes H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Vos principales activités consisteront à :

1/ Organisation :
- Organiser les évaluations des étudiants (prévoir les salles, les surveillants, recueillir et saisir les notes des sessions 1, 2 et de remplacement)
- Organiser les simulations d'oraux proposées aux étudiants admissibles au CRPE (planifier les dates, réserver les salles, informer les personnes concernées : étudiants et formateurs)
- Organiser les soutenances de mémoire en coordination avec les différents encadrants (enseignants chercheurs, professeur INSPE)

2/ Gestion :
- Gérer la mise en stage (affectation et conventions) des étudiants (stage d'observation et de pratique accompagnée dans les classes de Maîtres d'Accueil Temporaire (M.A.T.) ou des Professeurs des Ecoles Maîtres Formateurs (P.E.M.F.) en lien avec les services de la Direction Académique)
- Gérer les remboursements des frais de déplacement des formateurs (établissement et suivi des ordres de mission avec le logiciel de comptabilité SIFAC)

3/ Secrétariat :
- Assurer des tâches de secrétariat : traitement de texte, tableur, courrier électronique...
- Contrôler la présence des intervenants en fonction du planning
- Suivre les dossiers administratifs des étudiants (absences, évaluations, diplômes...)

4/ Communication :
- Accueillir et informer des intervenants, usagers (étudiants, futurs étudiants) par le biais du courrier postal, du courrier électronique, du téléphone
- Participer aux activités de communication externe du site (salons, Journées Portes Ouvertes, Semaine de l'Etudiant, association CUTP)

Savoirs :
- Réglementation du master MEEF 1er degré et du D.U. Pédagogie du chant
- Procédures et spécificités du poste
- Systèmes éducatifs (scolaire et universitaire) ainsi que les détails des réformes en cours pour communication de renseignements spécifiques aux usagers et futurs usagers

Savoirs faire :
- Utiliser les outils bureautiques et informatiques : Word, Excel, OpenOffice, Sifac (logiciel de comptabilité), SNWEB (saisie des notes)), courriers électronique, environnement numérique de travail
- Communiquer en valorisant l'institution pour les relations externes.
- Être capable de mener différentes missions simultanément.
- Savoir organiser des examens, des mises en stages.
- Savoir établir des statistiques (présence, réussite aux examens).

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Savoir être :
- Diplomatie
- Constance
- Rigueur
- Sens de l'accueil
- Discrétion
- Efficacité
- Autonomie
- Bonnes aptitudes relationnelles avec les usagers, les relations extérieures et les collègues (enseignants et BIATSS)
- Fermeté dans la gestion quotidienne ("relances" souvent nécessaires).

Conditions de diplômes : CAP/BEP/BAC

Expérience requise : 1 an sur des missions similaires

Champ relationnel du poste :
- Relations internes : Responsable pédagogique, étudiants, formateurs, service administratif et financier du site, service technique, service de la scolarité et services des missions centraux, mentions, secrétariats pédagogiques autres sites et autres mentions
- Relations externes : Direction des services de l'éducation nationale (DSDEN), maîtres formateurs, conseillers pédagogiques départementaux, futurs étudiants, formateurs extérieurs, intervenants UT2, partenaires universitaires locaux (UT2, université de Toulouse, université de Pau et des pays de l'Adour), partenaires de l'école.