Secretaire d'Appui Fonctionnel H/F - Mairie

Poste à pourvoir le 1er septembre 2025 - Emploi à temps complet (39h00 avec RTT)

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :
- Assurer les tâches de gestion courante et de secrétariat du pôle support : direction des ressources humaines (80%), direction des finances, direction juridique et commande publique.

MISSIONS :
Pour la partie Pôle Support :
- En étroite collaboration avec les directions :
- Prépare, rédige, des documents des commissions, documents supports, convocations et comptes-rendus,
- Met en oeuvre les tâches administratives dématérialisées,
- Assure le soutien organisationnel des directions du pôle support : gestion de l'agenda, prise de rendez-vous téléphoniques, accueil physique, renseignement et orientation des interlocuteurs, organisation des réunions des directions du pôle support, classement et suivi des différents dossiers des directions du pôle support,
- Rédige les actes administratifs, courriers, notes de service : participation, sur demande, à la retranscription et à la mise en forme des documents administratifs ; assure la diffusion et l'archivage des courriers et des notes de service,
- Prend en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du pôle (DI, fournitures de bureau,.),
- Fournit l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
Pour la partie direction des ressources humaines :
- Assiste la directrice des ressources humaines sur la coordination et la rédaction des comptes rendus, des pièces administratives liées aux instances de dialogue social : dialogue social, CST, F3SCT.
- L'accueil physique et téléphonique,
- La planification collective, les agendas et l'organisation des réunions de service,
- Assure la gestion, l'enregistrement et la transmission des courriers arrivés/départ,
- Assure la gestion et la diffusion des documents et/ou demandes arrivés via le portail usager
- Assure l'enregistrement et la transmission des arrêts maladies, des avis de la médecine du travail et du conseil médical,
- Assure la prise de rendez-vous pour les visites médicales, et la saisie des engagements sur le logiciel de comptabilité,
- Assure la gestion des registres : ex : arrêtés RH, etc.
- Mets en forme et valorise les supports écrits (compte-rendu de réunions, de commissions, courriers externes),
- Organise le classement et l'archivage des documents de la direction

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
- Faire preuve d'organisation et de coordination,
- Avoir des connaissances en suivi budgétaire (apprécié),
- Etre rigoureux, réactif et autonome,
- Respect du devoir de réserve et du secret professionnel,
- Disposer d'une bonne expression orale et écrite,
- Définir des priorités et gérer des urgences,
- S'adapter aux divers interlocuteurs,
- Superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
- Etre à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
- Avoir le sens du contact et l'esprit d'équipe,
- Connaître l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales,
- Assurer le « reporting » d'informations.

CONTRAINTES PARTICULIERES :
- Disponibilité,
- Participation à des réunions.

CONDITIONS :
- Cadre d'emplois des adjoints administratifs,
- AVANTAGES : titres restaurant, participation financière possible mutuelle et prévoyance, forfait mobilité durable, COS Normand, amicale.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.