Assistant de Direction des Affaires Scolaire et Caisse des Écoles H/F - Commune de Franconville

Activités relatives au poste

Gestion administrative du service
- Assurer l'intérim dans toutes les missions de la Directrice du service
- Préparation des réunions d'équipe
- Suivre avec les responsables du personnel des écoles les présences des agents et relevé d'heures
- Harmoniser les pratiques du service
- Contrôle et suivi des procédures du service
- Élaboration de tableaux de bords, retroplannings et suivre leur mise à jour

La gestion administrative et financière
- Administration des affaires scolaires, préparation des délibérations, arrêtés, décisions, notes de synthèse
- Collaborer aux missions administratives en lien avec le poste et avec les autres membres du service
- Suivi des marchés publics du service : définition des besoins, élaboration du cahier des charges, analyse des offres et suivi des marchés
- Participation à la préparation du budget et gestion des subventions
- Préparer les outils de suivi pour préparer le plan pluriannuel d'investissement (informatique, mobilier)
- Administration, paramétrage du Portail Famille
- Communication via Portail Famille
- Répondre aux requêtes, courriers et courriels des administrés en l'absence de la direction
- Élaborer des courriers du service en respectant le process et le retroplanning déterminé
- Établir les comptes rendus de réunions et rendez-vous

Soutenir et organiser les projets
- Participation aux réunions de pilotage de projets ou liées à l'activité du service (Territoire, IEN...) avec préparation des supports, travail en mode projet.
- Aider la Direction du service à développer, gérer et coordonner les projets municipaux et inhérents au service
- Contrôler la bonne tenue et la mise à jour outils de pilotage faciliter les missions du service

Référent réseau de parentalité
- Mettre en oeuvre des actions dans le cadre des réseaux d'écoute, d'appui et d'accompagnement aux parents,
- Planifier et organiser les réunions et plénières,
- Monter le dossier de subvention annuel.

Relais au conseil local harcèlement
- Assurer le relais du référent au sein du conseil local en cas d'absence
- Planifier et organiser les conseils
- Présence si nécessaire lors des conseils
- Établir et transmettre les supports et comptes-rendus des conseils
- Assurer le lien avec les différents services

Caisse des écoles (lien fonctionnel avec 2 agents)
- Préparation et suivi des conseils d'administration et AG
- Régisseur suppléant de la régie dons et adhésion
- Suivi administratif et comptable
- Mise en place de Marché publics
- Participation à la préparation du budget et préparation des documents budgétaires
- Diplôme ou formation Bac +2,
- Connaissances de l'environnement territorial et institutionnel,
- Maîtrise des outils bureautiques, qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Réactivité face aux urgences,
- Discrétion, réserve, disponibilité et ponctualité,
- Capacité à organiser son travail et à s'adapter, aptitudes au management,
- Esprit d'analyse et de synthèse, force de proposition, sens de l'écoute et de l'observation.

Franconville est située dans le département du Val-d'Oise, au coeur de la Vallée de Montmorency, entre la Butte de Montmorency et celle du Parisis. A 17 kilomètres au nord-ouest de Paris, Franconville fait partie des communes de la grande couronne de la banlieue parisienne. C'est la cinquième ville du département.

Avec plus de 65% de la population qui a moins de 40 ans la municipalité a toujours souhaité doter la ville d'équipements sportifs (Centre de Sports et de Loisirs, piscine, patinoire, tennis, squash, Badminton, golf miniature, bowling, billard, stade, stand de tir, piste de bicross, roller park et 11 gymnases) et culturels (Espace Saint-Exupéry comprenant : salles polyvalentes, théâtre, cinéma, exposition, Médiathèque intercommunale ; mais aussi un Conservatoire et un centre socioculturel). Franconville dispose par ailleurs d'un tissu associatif très riche avec plus de 170 associations et clubs.

Pour plus d'informations vous pouvez vous rendre sur notre site internet : https://www.ville-franconville.fr/