Secrétaire - Assistant Technique à la Protection de l'Enfance H/F - Saad Reseda - Enfance Catalane

L'assistant(e) technique exerce sa mission dans le cadre du projet de service, sous l'autorité du chef de service auquel elle/il rendra compte de son
action, des difficultés qu'elle/il rencontre. Elle/il assiste la/le responsable de secteur dans l'accomplissement de ses missions.
Vous serez chargé(e) d'assister la responsable de secteur dans l'organisation des plannings et la gestion des informations qui y sont relatives, ainsi
que de la gestion administrative du service de Prévention spécialisé.

Mission principale :
- Assister la responsable de secteur dans l'organisation des plannings et la gestion des informations qui y sont relatives (STISF).
- Gestion administrative du service de Prévention spécialisé

1- Accueil
Accueillir physiquement les usagers et les TISF.
Renseigner les usagers, TISF et partenaires sur des informations simples (planning, noms des intervenants, référents éducatifs.).
Recueillir les annulations/modifications des interventions des familles et les transmettre aux référents, TISF, partenaires.
Recueillir tous types d'informations et les communiquer aux personnes concernées du service administratif (transmission de mails et/ou appels).
Réceptionner, ouvrir, enregistrer et diffuser le courrier au personnel administratif concerné.

2 - Gestion administrative
Réceptionner les notifications par mail et courrier, et les traiter selon les types de demandes (nouvelles demandes, renouvellement.).
Assurer le suivi des notifications en renouvellement et alerter la responsable de secteur.
Suivre et mettre à jour des informations relatives aux dossiers des familles et fiches de missions.
Effectuer des tâches administratives : rédaction de courriers, classement de documents, envoi des plannings.

3- Organisation et la gestion du planning
Assurer des modifications de planning n'ayant pas d'impact sur la mise en place des cycles : gestion ponctuelle des modifications, des annulations,
changements d'horaires ponctuels.
Suivre et gérer l'affectation des véhicules de service pour l'ensemble des TISF selon les besoins des familles, en lien avec la responsable de secteur.
Transmettre les plannings usagers en format papier.

4 - Fonctionnement du service
Contrôler et corriger les interventions des TISF selon les bilans hebdomadaires et contribuer à la validation mensuelle de l'activité.
Participer à l'élaboration de supports de communication.
Contribuer au développement du service
Respecter les procédures et règles mises en oeuvre
Participer aux réunions de l'équipe administrative

En l'absence de la responsable de secteur, l'agent technique peut être amenée à assurer une partie de ses missions, en lien avec la cheffe de
service.

Des astreintes téléphoniques sont à réaliser les samedis de 8h00-18h00 (1 samedi sur 4). Celles-ci nécessitent un ordinateur portable (fourni), une
connexion internet (clef internet fournie) et un téléphone portable.

Compétences souhaitées :
Conventions collectives BAD et 66 (souhaité).
Législation sociale du droit du travail (souhaité).
Connaissance en protection de l'enfance (partenaires) (Souhaité).
Connaissance du public en fragilité (souhaité)
Logiciel APOLOGIC/ARCHE (Exigé).
Logiciel Word, Excel (Exigé).

Savoir-être :
Savoir s'impliquer dans une équipe de travail.
Faire preuve de rigueur et d'organisation.
Être diplomate et savoir prendre du recul.
Faire preuve d'empathie.
Savoir s'adapter aux changements rapides et au stress.
Savoir respecter la confidentialité

Prise de poste rapide

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Organiser des déplacements professionnels, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Coordonner l'activité d'une équipe, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Réaliser la gestion administrative du personnel, Mettre à jour un dossier, une base de données, Logiciel APOLOGIC/ARCHE

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Aide à domicile