Assistant du Chef de Service Safea H/F - Departement de la Sarthe

MISSIONS
L'agent exerce ses fonctions au sein d'un binôme. Il assure des missions d'assistant du chef de Service Accueillants familiaux enfance adulte (planification/organisation, suivi de parapheurs, rédaction de courriers/notes, veille sur le suivi des situations particulières des assistants familiaux).
Il gère l'accueil téléphonique et effectue l'archivage des dossiers du service ainsi que les données statistiques (RSU, bilans cantonaux, rapport d'activité.).
Il rédige des lettres d'information à destination des assistants et des accueillants familiaux.
Il organise des instances de travail institutionnelles à destination des assistants et des accueillants (réunion en territoire, événements particuliers.).
Pour l'accueil familial des personnes âgées et adultes en situation de handicap :
Il assiste l'équipe en charge de l'accueil familial adulte dans les missions administratives (organisation/planification, communication, information, classement/enregistrement et rédaction (courriers, arrêtés, rapports.), suivi de tableaux de bord.).
Pour l'accueil familial enfance :
Il participe à la gestion du recrutement des assistants familiaux (prospective, gestion des candidatures (constitution des dossiers, planification, rédaction notes/PV, suivi de parapheurs), présence aux entretiens.

L'agent peut assurer le remplacement de son binôme en cas d'absence.

Ces missions sont susceptibles d'ajustements en fonction des décisions de l'assemblée et du cadre règlementaire ou des réorganisations

ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil téléphonique
Organisation et planification de réunions
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Suivi de tableaux de bord
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
Tri, classement et archivage de documents
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion de plannings
Conception de tableaux de bord
Participation au recrutement des assistants familiaux

COMPETENCES ATTENDUES

Savoirs
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des règles de présentation des documents
Connaissance du statut des assistants familiaux
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoirs-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Etablir un système de classement efficace
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc.) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Orienter les appels téléphoniques
Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités
Suivre une procédure
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams.)

Savoirs-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'organisation
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiatives

Diplômes requis
Baccalauréat avec une expérience > 1 an
CAP/BEP avec une expérience >3ans

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).