- une Assistant Administratif Back Office H/F - Aston Institut

Filiale du groupe TALIS, ASTON Institut accompagne ses entreprises partenaires dans leur transformation digitale en proposant des formations sur-mesure dans les domaines relatifs aux nouvelles technologies et à l?informatique.
Notre offre de formation s?adresse à des entreprises clientes de taille et de secteurs d?activités variés (Grands Comptes, PME PMI, ESN, ?) implantés sur tout le territoire national.Présentation de l'entreprise
Aston Ecole Informatique, Filiale du groupe TALIS, nous accompagnons et formons depuis 15 ans les personnes qui souhaitent évoluer sur les métiers du Digital et de l'Informatique : Systèmes Réseaux, Développement, Sécurité informatique et Transformation Digitale.

Si vous aimez travailler dans une bonne ambiance, collégiale, humaine, vous êtes la personne que nous recherchons.
Vous travaillerez au sein d'une équipe de 5 personnes.

Missions :
L'assistant(e) Administratif (ve) contribue au bon fonctionnement de l'Ecole par la prise en charge des processus siège en lien avec la force de vente, la conformité des dossiers de formations. La valeur ajoutée de son rôle s'apprécie en particulier au travers de son efficacité, de son autonomie et de sa rigueur dans la gestion des processus qu'il /elle gère.

Activités principales :
Gestion des dossiers de Formations

- Vérifier, que les informations et dossiers des étudiants fournis par les commerciaux via notre base commune, sont complets, et que ceux-ci soient conformes à ce qui est saisi dans notre ERP
- Suivi des contrats pour l'ensemble des CFA
- Établissement et envoi des cerfa et convention
- Récupération des accords de prises en charge pour l'ensemble des CFA
- Saisir des informations dans l'ERP interne.
- Assurer la conformité des dossiers de formations (vérifications récupérations, saisi, et archivages des accords de prise en charges et bon de commandes)
- Gestion de la dématérialisation des Dossiers de formations sous le pilotage de la Responsable Administrative

Facturation
- Après chaque période d'échéance, récupérer les feuilles de présence et éditer les certificats de réalisation afin d'assurer la facturation des dossiers de formation,
- Récupérer le cas échéant les prises en charge des OPCO,
- Récupération des bons de commande manquant auprès des commerciaux

Rattachement hiérarchique
Dépend directement de la Responsable BACK OFFICE

Profil recherché :
- Niveau Bac +2/3 Formation généraliste comptabilité ou RH (BTS, DUT, Faculté) avec expérience
- Expérience au sein d'un service formation (connaissance de la législation et des règles du métier) ou administration des ventes serait un plus pour l'aspect facturation
- Maîtrise des outils bureautiques type Pack Office (Excel, Word, Outlook)
- Organisation et capacité à gérer de la documentation papier et numérique
- Sens de la confidentialité
- Aisance avec les chiffres
- Autonomie
- Qualités relationnelles

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion