Assistant ou Assistante de Direction H/F - Premier Ministre
- Paris 6e - 75
- Fonctionnaire
- Premier Ministre
Les missions du poste
- Activités administratives du Cabinet et organisation de l'activité de la directrice, de la directrice de la transformation et de la gouvernance et le chargé de mission placé auprès de la directrice :
o Suivre les dossiers et la mise en oeuvre des décisions de la directrice
o Organiser ou coordonner les visites officielles sur le site de Paris
- Protocole, organisation et suivi des agendas, déplacements et dossiers
o Accueil téléphonique et physique
o Application et contrôle des règles de protocole
o Gestion des entretiens de la directrice, coordination des échéances
o Préparation des dossiers journaliers de la directrice sur le site de Paris (rédaction d'éléments, suivi des demandes faites aux différentes directions pour la constitution des dossiers, relecture et synthèse des éléments reçus de la part des directions pour les dossiers de la directrice)
o En cas d'absence du secrétariat particulier, assurer la prise en charge logistique des déplacements et missions de la directrice : ordre de mission, transport, hébergement, restauration, etc.
o Participer à la gestion de l'agenda de la directrice en lien avec son secrétariat particulier : planification, prise de rendez-vous et organisation logistique des réunions
- Secrétariat et protocole :
o Rédaction, mise en forme et relecture de courriers, notes, comptes rendus de réunions, argumentaires, fiches synthétiques, attestations et réponses aux voeux
o Enregistrement, traitement et suivi du courrier et courriels, diffusion dans les services
o Traitement des messages et des contacts
o Traitement et suivi des parapheurs des directions
o Veille active dans le périmètre des activités et missions de la directrice
o Contribution à la mise en place de procédures
o Mise à jour des bases de données (fichiers, annuaires), préparation et suivi de tableaux de bord et statistiques
- Promotion des activités de l'Institut :
o Participer à la représentation de l'INSP et à la promotion de l'image de l'Institut
o Présenter les activités de l'INSP
o Assurer le recueil, l'analyse et le traitement d'informations
o Participer à la rédaction d'argumentaires, et communiqués de presse
o Participer à l'évaluation des impacts médiatiques
o Organiser des interviews, des événements, reportages, etc
o Participer à la mise en oeuvre des actions de communication internes et externes liées aux activités et dossiers portés par la directrice, en lien avec le pôle Communication
- Activités transverses :
o Appui ponctuel aux directions dans l'organisation de certains événements
o Classement et archivage sur site de Paris
Le profil recherché
Vous jouez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l'équipe rapprochée de la directrice en fournissant un soutien administratif et organisationnel de qualité au quotidien. Organisation, rigueur, dynamisme, loyauté et discrétion, vous aimez travailler en équipe ! Vous êtes bienveillant et savez être à l'écoute de l'ensemble de vos interlocuteurs et appréciez être une personne ressource. Vous maitrisez parfaitement les techniques de secrétariat de haut niveau ainsi que les outils bureautiques et collaboratifs, pour lesquels vous avez une vraie appétence.
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Vous justifiez d'une expérience significative dans l'assistanat de direction auprès de dirigeants ou de hauts fonctionnaires.