Assistant de Gestion en Ufa - Lycée Hôtelier International de Lille H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de gestion, dynamique et polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe pédagogique.

En tant qu'assistant de Gestion, en lien avec le Département Apprentissage du GIP FCIP, vous serez chargé d'assurer les opérations relatives au suivi des moyens nécessaires aux activités pédagogiques de l'UFA et de prendre en charge le suivi administratif et financier des actions liées aux mobilités internationales.

En tant qu'Assistant de Gestion, vous serez chargé en lien avec le service intendance de :

Gérer les moyens nécessaires aux activités pédagogiques liées aux apprentis, en lien avec les magasiniers :
- Assurer la gestion des commandes des fournitures pédagogiques nécessaires aux activités pédagogiques et en assurer le suivi
- Assurer le suivi des stocks
- Assurer le suivi administratif et comptable des ventes des objets confectionnés dans les magasins, le restaurant et l'hôtel pédagogiques et participer à la vente
- Participer à la saisie et au suivi des recettes et des dépenses du budget alloué au titre de l'apprentissage
- Garantir la saisie et la mise à jour régulière des données au sein des outils de suivi et des tableaux de bord.

Assurer la gestion administrative et financière des mobilités internationales des apprentis, en lien avec le Bureau des Relations Internationales
- Constituer, organiser et actualiser les dossiers administratifs et financiers des mobilités internationales des apprentis et des accompagnateurs (collecte des pièces, conventions, justificatifs, etc.)
- Gérer l'ensemble des étapes administratives des mobilités, en veillant aux documents, aux échéances, aux émargements et aux validations nécessaires
- Assurer le suivi des dépenses engagées dans le cadre des mobilités internationales
- Mettre à jour et alimenter les outils de suivi et les tableaux de bord relatifs aux mobilités internationales

Gérer les aides financières et matérielles destinées aux apprentis, en lien avec le personnel UFA
- Assurer la gestion administrative des aides aux apprentis dans le respect des conditions d'éligibilité
- Recueillir, vérifier et constituer les dossiers de demande d'aides, notamment pour le premier équipement, la restauration et l'hébergement
- Participer à la remise des équipements et au passage à la restauration scolaire
- Assurer la saisie et le suivi des dépenses liées aux aides dans l'outil de gestion et tableaux de bord
- Assurer le lien avec les services concernés pour le traitement et le versement des aides
- Effectuer un suivi régulier des dossiers et signaler toute anomalie ou tout retard

Contribuer au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM)
- Respecter les procédures qualité du service, en particulier pour les achats de fournitures pédagogiques
- Identifier et signaler les non-conformités lors des commandes ou livraisons, et participer à l'amélioration continue du processus d'achat

Nous recherchons un candidat possédant une formation Bac Pro à Bac +3 avec expérience professionnelle dans le domaine de la gestion et/ou de l'administration

Vos connaissances couvrent le fonctionnement global du système éducatif et ses enjeux, ainsi que celui de la formation professionnelle.

Vous possédez des connaissances en réglementations et normes, en gestion des commandes et de l'approvisionnement ainsi qu'en gestion de la relation fournisseur.

De plus, vous avez des connaissances certaines en gestion financière, en qualité et contrôle qualité.
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Vous êtes capable de mettre en place des procédures et appliquer les règles associées, de gérer les commandes, les approvisionnements et les stocks, d'assurer le contrôle qualité des fournitures, des livraisons et des retours.

Vous savez organiser votre activité, prioriser les tâches et respecter les échanges, rendre compte de votre activité, signaler les anomalies et travailler en équipe.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel et les logiciels spécifiques métiers.

Vous savez mettre à jour, suivre et analyser les tableaux de bord et les outils de suivi ainsi que classer et archiver des documents et des données.

Votre sens du service, votre rigueur, votre fiabilité, votre sens du détail et de la qualité feront de vous un excellent interlocuteur auprès de nos agents et de nos partenaires.

De plus, votre adaptabilité, votre disponibilité et votre implication vous permettront de vous investir pleinement dans vos missions.

Vous êtes réactif face à des demandes écrites ou verbales, et vous avez la capacité d'écouter votre interlocuteur, d'analyser sa demande et de la comprendre. De plus, vous êtes en mesure de proposer des solutions adaptées aux besoins des agents.

Vous possédez un sens aigu de l'organisation, de l'analyse et êtes capable de synthétiser les informations. Vous faites preuve d'initiative, vous avez de bonnes aptitudes relationnelles et un sens affirmé des responsabilités. Votre capacité d'écoute, ainsi que votre discrétion, sont des atouts importants.

Si vous souhaitez mettre à profit votre expertise, nous serions ravis de recevoir votre candidature.