Assistant de Gestion Polyvalent H/F - Centre Léon Berard

Le Centre Léon Bérard (#CLB), membre de la fédération Unicancer, est LE pôle de référence régional en cancérologie. Regroupant 2.300 collaborateurs sur un site unique à Lyon 8ème, nous sommes à la fois un hôpital et un centre de recherche.

Nous assurons 3 missions essentielles :
- Le soin : nos équipes soignantes prennent en charge plus de 42.000 patients par an, avec des soins personnalisés et innovants
- La recherche : nos chercheurs et médecins travaillent main dans la main, couvrant les domaines de la recherche fondamentale, translationnelle et clinique
- L'enseignement : chaque année, nous assurons la diffusion des savoirs et formons nos collaborateurs et des professionnels extérieursNous recherchons un Assistant de gestion polyvalent F/H pour rejoindre notre Centre de Recherche en Cancérologie de Lyon (CRCL), en CDD de 5 mois à pourvoir dès le mois de septembre.

Vos missions principales seront partagées entre :
- La gestion de l'école doctorale CanBioS,
- La gestion opérationnelle de l'amphithéâtre pour les séminaires scientifiques et événements,
- Support aux activités de secrétariat administratif en appui direct à l'assistante du directeur.

Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et logistique du centre, en garantissant un accueil de qualité et un suivi efficace des activités scientifiques.

Vos principales missions sont les suivantes :

1. Gestion de l'école doctorale CanBioS
- L'inscription des doctorants après validation.
- Le suivi des formations et des dossiers administratifs des étudiants.
- L'organisation des réunions et journées de l'école doctorale (réservations de salles, convocations, plannings).
- L'accueil et l'information des étudiants et partenaires.
- La mise à jour et la diffusion des informations (newsletters, site web).

2. Gestion de l'amphithéâtre et des événements scientifiques

Vous serez responsable du bon fonctionnement de l'amphithéâtre, véritable coeur de l'activité scientifique du centre :
- Suivi et gestion des plannings de réservation de l'amphithéâtre pour les séminaires, colloques, formations et soutenances.
- Préparation des espaces selon les besoins : ouverture, installation des tables, chaises, signalétique, gestion de l'accueil des participants.
- Assistance technique multimédia : mise en route et support des équipements (vidéoprojecteurs, micros, visioconférence, ordinateur de salle).
- Accueil des intervenants et participants, accompagnement à l'installation et prise en main des équipements.
- Veille à la bonne tenue et à l'organisation de la salle entre chaque événement.

Vous jouerez un rôle essentiel dans l'image de qualité et de professionnalisme du centre lors des événements.

3. Secrétariat administratif en appui direct à l'assistante du directeur

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'assistante du directeur, en appui quotidien sur l'ensemble des missions administratives, notamment :
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (chercheurs, partenaires, prestataires).
- Gestion du courrier et des courriels génériques.
- Classement, archivage, tenue à jour des dossiers administratifs du centre.
- Rédaction de comptes rendus de réunions et de notes.
- Appui à l'organisation des réunions internes et des déplacements si nécessaire.
- Participation aux missions transverses de l'équipe Service Support en lien avec les activités scientifiques.

Vous serez un relais précieux pour fluidifier l'organisation du centre, les échanges avec les équipes et les intervenants extérieurs.

Titulaire d'une formation type Bac +2 en gestion administrative ou équivalent. Vous avez au minimum 2 ans d'expérience en secrétariat administratif, gestion d'événements ou gestion universitaire, idéalement dans un environnement scientifique ou hospitalier.
- Maîtrise des logiciels de gestion, de bureautique et de messagerie.
- Maîtrise de la langue anglaise obligatoire.
- Capacité à comprendre rapidement les procédures, les respecter et les faire respecter par les équipes.
- Aptitudes à informer et rendre compte.
- Savoir prendre des initiatives, bon sens de l'organisation pour planifier son activité.
- Faire preuve d'un bon relationnel et être capable de travailler en équipe.
- Savoir prioriser et respecter des délais.
- Avoir un grand sens de l'accueil et du service commun.