Coordinateur au Centre d'Information - C.A. du Douaisis H/F - Fonction publique Territoriale

Placé(e) sous l'autorité du Directeur du pôle Pilotage et Solidarités, vous exercez vos fonctions avec une grande polyvalence et vous jouez un rôle essentiel dans le quotidien de la collectivité.
Au sein du Centre d'Information (CEDI), vous serez chargé(e) d'accueillir, renseigner les administrés et de fluidifier la diffusion des informations. Votre objectif sera d'assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité dans un esprit de service public. Par votre position physique vous véhiculez l'image de Douaisis Agglo et facilitez son fonctionnement.
En tant que Coordinateur.trice du CEDI, vous supervisez les 2 chargées d'accueil sur place.
Votre rôle de coordination vous positionnera en tant que garant de l'organisation du CEDI et de relai principal auprès du Directeur du pôle Pilotage et Solidarités. Vous contribuez ainsi au bon fonctionnement du CEDI en collaboration avec le Directeur du pôle Pilotage et Solidarités.

Vos missions :

1. ACCUEILLIR - RENSEIGNER LE PUBLIC et l'ORIENTER VERS LES SERVIES COMPETENTES

- Accueil et orientation des visiteurs, usagers,
- Ecoute, reformulation et analyse des demandes de l'usager en leur apportant une réponse de premier niveau pour toutes demandes en lien avec les compétences de Douaisis Agglo,
- Accompagnement et conseil des usagers dans leurs démarches auprès de la collectivité (recherche d'informations, accompagnement à la saisie sur les outils de dématérialisation),
- Orientation si nécessaire vers le service concerné si la demande est très spécifique ou technique (notamment en matière d'habitat, des déchets, de l'eau...),
- Information sur l'agenda événementiel de Douaisis Agglo.
- Participation à la recherche documentaire et la conception d'une Foire Aux Questions
- Être le garant de l'organisation du Centre d'Information
- Amélioration continue de l'organisation du CEDI, des moyens pour répondre à l'accueil des usagers

2. COORDONNER LES PERMANENCES DES SERVICES SUR PLACE

- Organisation des rendez-vous avec les interlocuteurs métier de Douaisis Agglo (en présentiel ou en visio),
- Planification de l'occupations des salles,
- Réservation de salles de réunions dans Outlook,

3. VEILLER AU BON FONCTIONNEMENT DU LIEU ET EN ASSURER SA BONNE TENUE

- Gestion des stocks de dépliants et réapprovisionnement si nécessaire,
- Aménagement et mise en valeur de l'espace en remplissant régulièrement les présentoirs et en actualisant les documentations,
- Rangement des différents espaces et veille à la propreté de l'espace accueil,
- Ouverture / fermeture du lieu (activation/désactivation de l'alarme).

Compétences requises :
Maîtrise des techniques d'accueil du public.
Maîtrise du Pack Office, Outlook, internet, Teams
Qualités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe.
Connaissance de l'environnement institutionnel et des partenaires publics.
Connaissance des missions, des services de la collectivité, des compétences et de l'organigramme.

Diplômes : Bac Pro accueil, secrétariat ou relation clients et usagers.

Savoirs être :

Poste avec accueil du public nécessitant une tenue vestimentaire correcte, une présentation soignée, avenante et souriante.
Aisance relationnelle, bonne élocution, qualité d'écoute et de dialogue, diplomatie.
Faculté d'adaptation afin d'adopter le style et le contenu des communications selon l'interlocuteur.
Curiosité afin d'aller rechercher des informations, sens du service public
Discrétion et capacité à respecter la confidentialité.
Sens de l'organisation, gestion de son temps, réactivité et adaptabilité.
Capacité à garder son calme et à réagir efficacement face à des situations imprévues, stressantes.