Assistant de Direction - Montlucon Communaute H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein de la Direction Attractivité, Enseignement Supérieur et Innovation, et placé sous l'autorité du directeur, l'assistant de direction assure le suivi administratif de la Direction et veille à ce que les attentes du directeur soient suivies d'effet auprès des équipes.

Missions principales :
1. Appui dans la gestion administrative de la Direction :
- Réception des appels téléphoniques et accueil physique - Gestion des congés, absences, heures supplémentaires - Gestion et suivi du courrier : récupération, enregistrement, distribution et envoi - Soutien aux agents de la Direction pour la planification de réunions ou événements multi-partenaires - Suivi, mise en forme/relecture des dossiers administratifs, courriers et documents spécifiques : rapports, délibérations, notes...
- Suivi des rapports sous "Airs Délib" et tenue des tableaux de bord de l'activité de la direction - Tri, classement et archivage des documents selon les procédures mises en place au sein de la collectivité et en fonction des spécificités des documents propres aux différents services de la direction - Inventaire et commande des fournitures de bureau - Organisation de la commission thématique : planifier et assurer l'intendance des réunions, collecter des informations et préparer des dossiers dans le respect des délais, diffuser les rapports aux élus

2. Appui aux agents de la Direction sur les volets commande publique et suivi budgétaire : Soutien dans le lancement de procédures de marchés publics :.Suivi administratif des procédures achats et marchés publics (aide à la rédaction des bons de commande, suivi factures...).Support pour la rédaction des pièces techniques des dossiers de consultation des entreprises.Lien avec la commande publique pour le montage des documents administratifs associés.Veille et sécurisation juridique des procédures de commande publiques - Soutien aux agents dans l'exécution et le suivi budgétaire de la Direction.

3. Appui à la gestion de la plateforme emploi HELLOWORK : Mise à jour des actualités du site - Suivi et modération des annonces déposées sur le site.

Missions secondaires :
Soutien ponctuel à la mission commerce de la ville de Montluçon pour garantir la continuité de service : information de premier niveau (licences...) et orientation vers les services concernés (GDP...).

Bac Pro Bureautique : gestion administrative et secrétariat - Maîtrise des techniques de communication orale et écrite - Connaissance des techniques de gestion administrative - Maîtrise de la bureautique - Connaissances appréciées de l'environnement des collectivités territoriales, des finances publiques et des règles de la commande publique - Rigueur, organisation et autonomie dans le travail - Sens des priorités - Qualités relationnelles - Polyvalence - Discrétion - Sens du service public