Secretaire du Service Technique - Mairie de Viviers H/F - Fonction publique Territoriale

Le/la secrétaire apporte une aide fondamentale au responsable du service en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi et de classement des dossiers.

- Secrétariat du service
- Gestion des relations avec les autres services de la commune, les administrés, les associations, les entreprises et les partenaires institutionnels
- Gestion des demandes de devis
- Gestion et envoi des bons de commande
- Gestion administrative des demandes d'intervention des services techniques
- Accueil physique et téléphonique des usagers, recueil des doléances et autres demandes techniques, orientation vers les bons interlocuteurs
- Réponses aux courriers/courriels et suivi (en lien avec le responsable)
- Rédaction de documents techniques en lien avec le responsable du service
- Mise en place et suivi d'indicateurs (ex : parc des véhicules, consommations de carburant, etc.)
- Aide à la préparation de réunions
- Réservation des salles et préparation de l'organisation matérielle des réunions
- Rédaction des ordres du jour, convocations et comptes rendus
- Préparation de dossiers pour les suivis de travaux
- Classements informatiques ou papier
- Assistance pour la rédaction de documents de consultation d'entreprises, la création de tableaux de comparaison d'offres d'entreprises,
- Assistance dans la constitution, l'envoi et le suivi des dossiers de demandes de subventions

Savoirs :
- Très bonne connaissance du fonctionnement d'un service technique
- Connaissance des collectivités territoriales, de leur environnement institutionnel et de la fonction publique territoriale

Savoir-faire :
- Maîtrise parfaite de l'expression écrite et orale
- Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Connaissance appréciée de certains progiciels (ex : ATAL)
- Mise en place et gestion de tableaux de suivi
- Parfait sens de l'organisation
- Très grande rigueur
- Gestion des priorités afin de respecter les délais
- Gestion des demandes de prestations techniques, des devis, des relations avec les prestataires

Aptitudes et qualités :
- Sens aigu du service public
- Dynamisme, réactivité, anticipation, prise d'initiative, force de proposition
- Autonomie et polyvalence
- Grandes disponibilité et adaptabilité
- Qualités relationnelles et écoute