Responsable du Pôle Scolarité pour les Formations Professionnelles H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

Objectifs du poste :
Au sein du Pôle d'appui administratif, financier et de gestion des scolarités et en lien direct avec la direction de la formation professionnelle, la responsable de scolarité pour les formations diplômantes est chargée de coordonner et d'assurer l'ensemble des opérations relatives à la gestion administrative des auditeurs des formations continues diplômantes.

Description des missions à exercer ou des tâches à effectuer :
- Traduire les orientations stratégiques de la direction en plans d'action et projets opérationnels,
- Organiser, coordonner et faire fonctionner le service de la Scolarité dans une logique de qualité de service rendu à des bénéficiaires, et dans un contexte « multi-centres »,
- Assurer la liaison entre le service de la scolarité et les entités suivantes : direction de la formation professionnelle et services extérieurs,
- Organiser le recrutement des stagiaires (référencement de l'offre de formation diplômante (DOKELIO, Certif Info, EDOF...), gestion de l'interface de candidatures, information des prospects sur les différents financements et les formations, suivi des jurys de recrutement, instruction des demandes de prise en charge (édition des devis, dossiers de financement),
- Réaliser le suivi administratif des auditeurs en prenant en charge les demandes nécessitant une expertise,
- Apporter son expertise dans le traitement des dossiers complexes aux assistantes de formation et aux responsables de programme (expertises en matière de scolarité, formation technique des agents concernés par l'utilisation des outils informatiques, mise en place de procédures qualité),
- Rédiger les documents et procédures ayant trait à la scolarité,
- Assurer la mise à jour des supports juridiques liant AgroParisTech aux tiers partis à la formation : tous documents contractuels liés à la scolarité,
- Établir et renseigner des tableaux de bords de suivi de l'activité (effectifs étudiants, financement de la formation) et proposer des axes d'amélioration du fonctionnement du service,
- Gérer des relations avec les entreprises et les OPCO hors contrat d'apprentissage (alternance),
- Assurer la gestion des contrats d'apprentissage en lien avec le CFA d'AgroParisTech.
- Assurer l'organisation de la diplomation, le suivi de la validation des études,
- Assurer un encadrement de proximité et un contrôle de supervision

Savoirs :
- Fonctionnement juridique, administratif et financier de la structure
- Contexte de l'enseignement agricole et de la formation professionnelle continue
- Référentiel et dispositif de formation (Démarche qualité)
- Connaissance de l'environnement professionnel
- Connaissances des dispositifs de financement de la formation continue
- Maîtrise des techniques d'accueil
- Dématérialisation des outils de suivi et de gestion

Savoir-faire/Savoir-être :
- Coordonner et animer une équipe multisite
- Animer une réunion
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Evaluer et hiérarchiser les besoins
- Anticiper une situation et son évolution
- Faire preuve d'esprit d'initiative
- Capacité à communiquer en s'adaptant à ses interlocuteurs
- Sens de l'organisation
- Sens des relations humaines, Aisance relationnelle
- Sens de l'analyse
- Être à l'écoute
- Disponibilité